Дос и Донт је унос података у Екцел

01 од 08

Преглед Екцел уноса података

Овај туторијал покрива неке од основних ДО и ДОН'Т-ова уношења података у програме с таблицама као што су Екцел, Гоогле табеле и Опен Оффице Цалц.

Уношење података исправно први пут може касније избјећи проблеме и олакшати кориштење више Екцелових алата и функција као што су формуле и графикони.

ДО и ДОН'Т су:

1. Планирајте своју таблицу
2. Немојте остављати праве редове или ступце када уносите повезане податке
3. Чувајте често и чувајте на две места
4. Немојте користити бројеве као заглавља колона и не укључујте јединице са подацима
5. Користите референце ћелија и назначене ране у формулама
6. Не остављајте ћелије које садрже Формуле који су откључани
7. Да сортирате податке

Планирајте табличну табелу

Када је у питању унос података у Екцел, добра је идеја да направите мало планирања пре него што почнете да уносите.

Знајући за шта ће се радни лист користити, подаци које ће садржати и шта ће се радити с тим подацима може знатно утицати на коначан изглед радног листа.

Планирање прије куцања може уштедјети време касније ако се трослојна реорганизација мора учинити ефикаснијом и лакшом за рад.

Тачке које треба размотрити

• Која је сврха табеле?
• Колико података ће имати прегледна таблица?
• Да ли су графикони потребни?
• Да ли се табеларна штампа штампа?

Која је сврха табеле?

• Сврха табеле помоћи ће да се одреди локација података, јер најважније информације морају бити видљиве и лако доступне.
• Које калкулације су потребне? Калкулације утичу на то које су формуле и функције потребне и где ће се они налазити.

Колико ће података држати таблице?

Количина података које ће таблица у почетку држати и колико ће бити додата касније утиче на број употребљених радних листа.

• Немојте превише ширити своје податке, јер то може учинити тешко одређене информације, а прорачуни који обухватају више листова или радне свеске могу почети да утичу на перформансе компаније Екцел.
• За велике радне листе понекад је корисно приказати важне збирне колоне изнад наслова колона, а не присиљавање корисника да дођу до дна радног листа да би видели информације.

Да ли су графикони потребни?

Ако би се сви или део података приказали у графикону или графиконима, то би могло утицати на распоред информација,

• У зависности од врсте графикона, подаци ће можда морати бити груписани другачије - као што су запошљавање подручја сакупљања за пита графиконе.
• За велике табеле, графикони се могу померати на одвојене странице како би се олакшало гомилу

Да ли ће таблица бити штампана?

На који начин се уређују подаци може се утицати ако се одштампају сви или неки од података, у зависности од тога да ли је одабран портрет или изглед пејзажа и потребан је број листова.

• Ако се користи портрет на регуларном папиру величине слова (8 1/2 Кс 11), размислите о томе да ставите већину података у редове испод неколико ступаца, тако да су сви заглави видљиви на једном листу.
• Ако су вам потребне више листова, размислите о насловима ступаца колумне на врху сваке странице како бисте лакше читали податке.
• Ако је потребно штампати многе колоне података, изглед пејзажа може задржати све наслове на једној страници. Поново, ако је потребно више листова, одштампајте наслове ступаца на врху сваке странице.
• Ако се графикони штампају, померање на посебан лист може поједноставити задатак.

02 од 08

Немојте остављати празне редове или колоне у повезаним подацима

Остављање празних редова или колона у таблицама података или сродним опсегом података може вам отежати правилно коришћење неколико Екцелових функција као што су графикони, окретне табеле и одређене функције.

Чак празне ћелије у низу или колони која садрже податке могу изазвати проблеме као што је приказано на слици изнад.

Одсуство празних простора такође ће олакшати Екцелу да открије и одабере све повезане податке у опсегу ако се користе функције попут сортирања , филтрирања или АутоСум- а.

Уместо да оставите празне редове или колоне, користите границе или форматирајте заглавља и етикете помоћу масних или подвучених текстова како бисте разбили податке и олакшали читање.

Унесите колону података када је то могуће.

• Када поставите своју таблицу, ставите описни наслов на врху првог ступца табеле са подацима испод.
• Ако постоји више од једне серије података, наведите их један за другим у колоне (лијево на десно) са насловом за сваку серију података на врху.

Држите неповезане податке одвојене

Чување повезаних података заједно је важно, истовремено, може бити корисно држати неповезане опсеге података одвојене.

Остављање празних колона или редова између различитих опсега података или других података на радном листу ће опет олакшати Екцелу да правилно открије и изабере одговарајуће опсеге или табеле података.

03 од 08

Уштедите често

Важност чувања вашег посла често не може бити прецењена - или је исувише често наведена.

Наравно, ако користите табелу засновану на вебу - као што је Гоогле Спреадсхеетс или Екцел Онлине - онда штедња није проблем, пошто ниједан програм нема опцију сачува, умјесто тога, ради са функцијом аутоматског уштеде.

За програме засноване на компјутеру, ипак, након две или три промена - било да је додавање података, прављење промјене формата или унос формуле - сачувај радни лист.

Ако то изгледа превише, уштедите најмање свака два или три минута.

Иако се стабилност рачунара и рачунарског софтвера драстично побољшала током протеклих неколико година, софтвер се и даље срушава, напади у струји се и даље дешавају, а други људи понекад путују преко кабла за напајање и извлаче га из зидне утичнице.

А када се то деси, губитак било које количине података - великих или малих - само повећава радно оптерећење док покушавате да реконструишете оно што сте већ урадили.

Екцел има функцију аутоматске штедње , која обично ради веома добро, али се не би требала поуздати. Узмите навику да обезбедите своје податке честим спашењима.

Пречица за чување

Сачување не мора бити тежак задатак померања миша на траку и кликом на иконе, навести уштеду користећи пречицу са тастатуром од:

Цтрл + С

Уштедите на две места

Још један аспект спашавања који не може бити прецијењен је важност чувања података на двије различите локације.

Друга локација је, наравно, резервна копија, а многи су рекли: "Бацкуп-ови су као осигурање: имати их и вероватно неће требати, немаш их и вероватно ћеш".

Најбоља резервна копија је она која се налази на другој физичкој локацији од оригинала. На крају крајева, у чему је смисао имати две копије датотеке ако су

• су на истом хард диску који не успије?
• на истом рачунару, који се украде?
• у истој згради која гори на земљу?

Веб Басед Бацкупс

Опет, прављење резервне копије не мора бити захтеван или дуготрајан задатак.

Ако сигурност није проблем - радни лист је листа ваших ДВД-а - послати е-пошту копију помоћу веб маил-а тако да копија остаје на серверу вероватно је довољна.

Ако је сигурност проблем, веб складиште је и даље опција - иако компанија која се специјализује за ту врсту ствари и наплаћује накнаду за то.

У случају он-лине табеларних података, претпостављам да власници програма резервишу своје сервере - и то укључује све корисничке податке. Али да бисте били сигурни, преузмите копију датотеке на свој рачунар.

04 од 08

Немојте користити бројеве као заглавља колона и не укључујте јединице са подацима

Користите наслове на врху колона и на почетку редова да бисте идентификовали своје податке, јер они много олакшавају сортирање, али не користите бројеве као што су - 2012, 2013, и тако даље - да то урадите.

Као што је приказано на слици изнад, заглавља ступца и редова који су управо бројеви могу се случајно укључити у калкулације. Ако ваше формуле садрже функције као што су:

• АутоСум ,
• АутоМак ,
• АутоАвераге .

који аутоматски бирају опсег података за аргумент функције.

Типично, такве функције прво потражују колоне бројева изнад где се налазе, а затим лево за низ бројева, а сви заглавља који су само бројеви ће бити укључени у изабрани опсег.

Бројеви који се користе као заглавља редова такође могу бити погрешни као још једна серија података ако су изабрана као дио опсега за графикон, а не као ознаке оси.

Форматирајте бројеве у ћелијама наслова као текст или креирајте текстуалне ознаке претходним бројем са апострофом (') - као што су' 2012 и '2013. Апостроф не приказује у ћелији, али мења број у текстуалне податке.

Држите јединице у насловима

Не: унесите валуту, температуру, растојање или друге јединице у сваку ћелију са подацима о броју.

Ако то урадите, постоји велика шанса да ће Екцел или Гоогле Спреадсхеетс приказати све своје податке као текст.

Уместо тога, ставите јединице у наслове на врху колоне, која ће, како се то догоди, осигурати да су ти заглави бар текст и да неће створити проблем који је горе описан.

Текст лево, Бројеви десно

Брзи начин да се каже да ли имате податке о тексту или броју да бисте проверили поравнање података у ћелији. Подразумевано, текстуални подаци су поравнати лево у Екцелу и Гоогле Спреадсхеетс, а подаци о броју су поравнати са десне стране у ћелији.

Иако се ово подразумевано поравнање лако може променити, форматирање се обично не примењује све док се не унесу сви подаци и формуле, тако да поравнање по дефаулту може вам дати знање раније на томе што је нешто ометано у радном листу.

Проценат и валутни симболи

Најбоља пракса за унос свих података у радни лист је да унесете само обичан број, а затим форматирате ћелију да бисте правилно приказали број - а то укључује проценте и валутне износе.

Међутим, Екцел и Гоогле Спреадсхеетс прихватају проценат симбола који се уносе у ћелију заједно са бројем и обоје такође препознају симболе заједничке валуте, као што су знак за долар ($) или симбол британске фунте (£) ако се уносе у ћелија заједно са подацима о бројевима, али и други валутни симболи, као што је Јужноафрички Ранд (Р), вероватно ће се тумачити као текст.

Да бисте избегли потенцијалне проблеме, пратите горе наведену најбољу праксу и унесите износ, а затим форматирајте ћелију за валуту, а не уписати валутни симбол.

05 од 08

Користите референце ћелија и назначене ране у формулама

Референтне ћелије и назначени опсегови могу бити и требали бити коришћени у формулама да би се брзе и лакше држале формуле и, продужено, цијели радни лист, без грешака и ажурног.

• Референтне ћелије су комбинација слова колоне и броја редова ћелије - као што су А1, Б23 и В987 - и користе се за идентификацију локације података на радном листу.
• Именовани опсег или дефинисано име је слично референцу ћелије јер се користи за идентификацију ћелије или опсега ћелија у радном листу.

Референцирање података у формулама

Формуле се користе у Екцел-у за извођење прорачуна - као што је додавање или одузимање.

Ако су стварни бројеви укључени у формуле - као што су:

= 5 + 3

Сваки пут када се промени податак - реците на 7 и 6, формулу треба уредити и промјенити бројеве тако да формула постане:

= 7 + 6

Ако се уместо тога подаци уносе у ћелије на радном листу, референце ћелија - или имена домета могу се користити у формули, а не бројевима.

Ако је број 5 унет у ћелију А 1 и 3 у ћелију А2, формула постаје:

= А1 + А2

Да бисте ажурирали податке, промијените садржај ћелија А1 и А2, али формула остане иста - Екцел аутоматски ажурира резултате формуле.

Уштеде у времену и напору се повећавају ако радни лист садржи сложеније формуле и ако више формула формулара упућује на исте податке, јер се подаци морају мењати само на једној локацији, а све формуле које се односе на њега ће бити ажуриране.

Употреба ћелијских референци или названих опсега такође чини сигурнији ваш радни лист, јер вам омогућава да заштитите формуле од случајних промјена док остављате дата ћелије које промијене доступне.

Показујући податке

Друга могућност Екцел-а и Гоогле Спреадсхеетса је да вам омогућавају да унесете референце ћелија или имена домета у формуле користећи показивање - што подразумева кликом на ћелију да унесете референцу у формулу.

Подешавање смањује могућност грешака узрокованих укуцавањем погрешне референце ћелије или погрешном уписивањем имена опсега.

Користите називе за одабир података

Давањем подручја сродних података име може знатно олакшати одабир података при извршавању сродних или филтрираних операција.

Ако се величина подручја података промени, опсег имена се лако може уређивати помоћу Наме Манагера .

06 од 08

Не остављајте ћелије које садрже формуле незаштићене

Након што су толико времена проводили исправно и користили исправне референце ћелија, многи људи чине грешку остављајући те формуле подложне случајним или намерним промјенама.

Постављањем података у ћелије на радном листу, а затим упућивањем на те податке у формулама, омогућава се ћелијама које садрже формуле да буду закључане и, ако је потребно, заштићена лозинка да би била сигурна.

У исто вријеме, ћелије које садрже податке могу остати откључане тако да се лако могу унети промене како би се прегледна таблета ажурирала.

Заштита радног листа или радне свеске је процес у два корака:

1. Уверите се да су исправне ћелије закључане
2. Примијените опцију заштитног листа - и ако желите, додајте лозинку

07 од 08

Да сортирате податке

Разврстај своје податке након што завршите са уносом.

Рад са малим количинама несортованих података у Екцел-у или Гоогле Спреадсхеетс-у обично није проблем, али као велики број података повећава се и тешкоћа у раду са њим.

Сортирани подаци су лакши за разумевање и анализу, а неке функције и алати, као што су ВЛООКУП и СУБТОТАЛ, захтевају сортиране податке како би вратили исправне резултате.

Такође, сортирање података на различите начине може олакшати уочавање трендова који у почетку нису очигледни.

Избор података за сортирање

Пре него што се подаци сортирају, Екцел мора да зна тачан распон који треба сортирати, а обично је Екцел прилично добар у одабиру области повезаних података - све док је унесен,

1. није било празних редова или колона у области повезаних података;
2. и остављени су празни редови и колоне између области повезаних података.

Екцел ће чак и прецизно одредити, ако област података има имена поља и искључује овај ред из записа који ће бити сортирани.

Међутим, дозвољавајући Екцелу да одабере опсег који треба сортирати може бити ризичан - поготово са великом количином података који је тешко провјерити.

Коришћење имена за одабир података

Да бисте осигурали да су изабрани тачни подаци, означите опсег пре почетка сортирања.

Ако се исти опсег редовно сортира, најбољи приступ је да се дода аНаме.

Ако је дефинирано име за опсег који треба сортирати, упишите име у поље за називе или га изаберите са одговарајуће падајуће листе, а Екцел ће аутоматски истакнути тачан распон података на радном листу.

Скривене редове и колоне и сортирање

Скривени редови и колоне података се не померају током сортирања, тако да их не треба преклапати пре сортирања.

На пример, ако је ред 7 скривен и део је опсега података који је сортиран, остане се као ред 7, а не бити премјештен на исправну локацију као резултат те врсте.

Исто важи и за колоне података. Сортирање по редовима подразумева преуређивање колона података, али ако је колона Б сакривена пре сортирања, она ће остати као колона Б, а не бити преуређена са другим колоном у сортираном опсегу.

08 од 08

Сви бројеви треба да буду продавани као бројеви

Проблем: Проверите да ли су сви бројеви меморисани као бројеви. Ако резултати нису оно што сте очекивали, колона може садржавати бројеве који се чувају као текст, а не као бројеви. На примјер, негативни бројеви увезени из неких рачуноводствених система или број унети са водећим (апостроф) се чувају као текст.

Када брзо сортирате податке помоћу дугмета АЗ или ЗА, ствари се могу погрешно погрешити. Ако у оквиру података постоји празан ред или празна колона, део података може бити сортиран, док се други подаци игноришу. Замислите неред који ћете имати, ако се имена и број телефона више не подударају, или ако наруџбе иду погрешним купцима!

Најлакши начин да се обезбеди да је тачан распон података изабран пре сортирања је да му дати име.

Друга претпоставка утиче тачно на Екцелову врсту. Ако имате одабрану појединачну ћелију, Екцел проширује избор да бисте изабрали опсег (слично као притисак на Цтрл + Схифт + 8) ограничен једним или више празних ступаца и редова. Затим испитује први ред у изабраном опсегу да би утврдио да ли садржи информације о заглављу или не.

Овде се сортирање алатки са алаткама може постати незгодно - заглавље (под претпоставком да га имате) мора испунити неке прилично строге смернице како би Екцел препознали то као заглавље. На пример, ако у редоследу заглавља празних ћелија, Екцел можда мисли да то није заглавље. Исто тако, ако је насловни ред форматиран исто као и други редови у опсегу података, онда то можда неће препознати. Такође, ако се ваша табела са подацима састоји искључиво од текста и ваш ред глава не садржи ништа осим текста, Екцел ће практично непрекидно препознати наслов заглавља. (Линија изгледа као други ред података у Екцелу.)

Само након одабира опсега и одређивања да ли постоји насловни ред ће Екцел урадити стварно сортирање. Колико сте задовољни резултатима зависи од тога да ли је Екцел добио и одабир опсега и одређивање редоследа заглавља. На примјер, уколико Екцел не мисли да имате ред наслова, а ви то учините, онда је ваш наслов заглављен у тијелу података; ово је генерално лоша ствар.

Да бисте били сигурни да је распон података исправно препознат, користите пречицу Цтрл + Схифт + 8 да бисте видели шта Екцел изабере; ово ће бити сортирано. Ако се не подударају са вашим очекивањима, онда морате променити карактер података у вашој таблици или морате одабрати опсег података пре коришћења дијалога Сорт.

Да бисте били сигурни да је ваш наслов исправно препознат, користите пречицу Цтрл + Схифт + 8 да бисте изабрали опсег података, а затим погледајте први ред. Ако у вашем заглављу има празних ћелија међу онима изабраним у првом реду или је први ред форматиран као и други ред, или имате више изабраних насловних редова, онда Екцел претпоставља да уопште немате наслов заглавља. Да бисте исправили ово, извршите промене у редоследу заглавља како бисте били сигурни да је Екцел исправно препознат.

Коначно, све опкладе могу бити искључене ако ваша табела података користи више редова заглавља. Екцел тешко признава их. Сложили сте проблем када очекујете да укључује празне редове у том заглављу; то једноставно не може учинити аутоматски. Међутим, можете једноставно одабрати све редове које желите да сортирате пре него што извршите сортирање. Другим речима, будите специфични у ономе што желите Екцелу да сортира; Не дозволи Екцел да претпоставља за вас.
Датуми и време сачуване као текст

Ако се резултати сортирања по датуму не испостављају као што се очекивало, подаци у колони са тастером сортирања могу садржавати датуме или времена који се чувају као текстуални подаци, а не као бројеви (датуми и времена су само форматирани подаци о броју).

На горњој слици, рекорд за А. Петерсона је завршио на дну листе, када би, на основу датума задуживања - 5. новембра 2014. године, рекорд требао бити стављен изнад записа за А. Вилсона, који такође има датум задуживања од 5. новембра.

Разлог за неочекиване резултате је тај што је датум задуживања А. Петерсона сачуван као текст, а не као број
Мјешовити подаци и брзе сорте.

Приликом коришћења метода брзог сортирања записа који садрже податке о тексту и броју, помешани су заједно, Екцел сортира податке о броју и тексту одвојено - постављање записа са текстуалним подацима на дну сортиране листе.

Екцел може такође укључити заглавља колона у резултатима сортирања - тумачући их као још један ред текстуалних података, а не као имена поља за таблицу података.
Упозорења за сортирање - сортирај дијалог бок

Као што је приказано на слици изнад, ако се користи дијалог Сорт, чак и за сорте у једној колони, Екцел приказује поруку упозоравајући вас да је наишла на податке који су сачувани као текст и даје вам избор да:

Сортирај све што изгледа као број као број
Сортирајте бројеве и бројеве који се похрањују као текст посебно

Ако изаберете прву опцију, Екцел ће покушати ставити текстуалне податке на тачну локацију резултата сортирања.

Изаберите другу опцију, а Екцел ће поставити евиденцију са текстуалним подацима на дну резултата сортирања - баш као што то ради с брзим врстама.