Екцел нема могућности за управљање подацима релационих база података као што су СКЛ Сервер и Мицрософт Аццесс. Међутим, оно што може учинити служи као једноставна или равна база података која испуњава захтеве за управљање подацима у многим ситуацијама.
У Екцелу, подаци се организују у таблице користећи редове и колоне радног листа. Новије верзије програма имају функцију таблице , што олакшава унос, измену и манипулацију података .
Сваки појединачни податак или информације о субјекту - као што је број дела или адреса особе - чува се у посебној ћелији радног листа и означава се као поље.
Услови базе података: Табела, записи и поља у Екцелу
База података је збирка сродних информација сачуваних у једном или више рачунарских датотека на организован начин.
Обично су информације или подаци организовани у табелама. Једноставна или равна база података, као што је Екцел, садржи све информације о једном субјекту у једној табели.
Релативне базе података, с друге стране, састоје се од неколико табела са свако табелом која садржи информације о различитим, али повезаним темама.
Информације у табели су организоване тако да лако могу бити:
- Ажурирано
- Сортирано
- Исправљен
- Филтрирали или тражили одређене информације
Записи
У терминологији базе података, запис садржи све информације или податке о једном специфичном објекту који је унет у базу података.
У Екцел-у, записи се обично организују у редовима радне листе са свако ћелијом у реду који садржи једну ставку информација или вриједности.
Поља
Свака појединачна информација у запису базе података - као што је телефонски број или број улице - означава се као поље .
У Екцел-у, поједине ћелије радног листа служе као поља, јер свака ћелија може садржати само један податак о објекту.
Имена поља
Важно је да се подаци унесу организовано у базу података тако да се могу сортирати или филтрирати како би пронашли одређене информације.
Да би се осигурало да се подаци уносе истим редоследом за сваки запис, заглавља се додају у сваку колону табеле. Ове колоне називају се имена поља.
У Екцелу, горњи ред табеле садржи имена поља за таблицу. Овај ред се обично назива заглавље .
Пример
На слици изнад, све информације прикупљене за једног ученика се чувају у појединачном реду или запису у табели. Сваки ученик, без обзира на то колико и колико информација се прикупља, има посебан ред у табели.
Свака ћелија унутар редова је поље које садржи један део тих информација. Имена поља у реду заглавља помажу у томе да се подаци остану организовани држањем свих података о одређеној теми, као што су име или старост, у истој колони за све ученике.
Алатке за податке Екцел-а
Мицрософт је укључио низ алатки за податке како би се олакшало рад са великим количинама података сачуваних у Екцел таблицама и како би се одржао у добром стању.
Коришћење обрасца за евиденцију
Један од оних алата који олакшавају рад са појединачним евиденцијама је образац података. Образац се може користити за проналажење, уређивање, унос или брисање записа у табелама које садрже до 32 поља или колона.
Подразумевани образац садржи листу имена поља у редоследу који су уређени у табели, како би се осигурало да се подаци правилно уносе. Поред сваког поља име је поље за унос или уређивање појединачних поља података.
Иако је могуће креирати прилагођене форме, стварање и коришћење подразумеваног облика је много лакше и често је све што је потребно.
Уклоните дупликате података
Заједнички проблем са свим базама података је грешка података. Поред једноставних правописних грешака или недостајућих поља података, дуплирани подаци могу бити велики проблем јер се табела података повећава по величини.
Још један Екцелов алат за податке може се користити за уклањање ових дупликата - било тачних или парцијалних дупликата.
Сортирање података
Сортирање значи реорганизовати податке према одређеној својини, као што је сортирање табеле по абецеди по имену или хронолошки од најстарије до најмлађе.
Опције за сортирање Екцел укључују сортирање по једној или више поља, прилагођеном сортирању, на пример по датуму или времену и сортирање по редовима, што омогућава редослед поља у табели.