6 начина сортирања података у програму Екцел

Ова серија савета покрива различите методе сортирања података у Екцелу. Специфичне информације могу се наћи на следећим страницама:

1. Брзо сортирање по једној колони помоћу Сорт & Филтер или Хот Кеис
2. Сортирај на више колона
3. Сортирај по датумима или временима
4. Сортирај по данима недеље, месецима или другим прилагођеним листама
5. Сортирај по редовима - Реордеринг Цолумнс

Избор података за сортирање

Пре него што се подаци сортирају, Екцел мора знати тачан распон који треба сортирати, а обично је Екцел прилично добар у одабиру подручја сродних података - све док је унето,

1. није било празних редова или колона у области повезаних података;
2. и остављени су празни редови и колоне између области повезаних података.

Екцел ће чак и прецизно одредити, ако област података има имена поља и искључује овај ред из записа који ће бити сортирани.

Међутим, дозвољавајући Екцелу да одабере опсег који треба сортирати може бити ризичан - поготово са великом количином података који је тешко провјерити.

Да бисте осигурали да су изабрани тачни подаци, означите опсег пре почетка сортирања.

Ако се исти опсег редовно сортира, најбољи приступ је да му дати име .

01 од 05

Сортирај кључ и сортирај налог

Сортирање захтева употребу сродног кључа и редоследа сортирања.

Кључ за сортирање су подаци у колони или колоне које желите сортирати. Идентификује се по наслову колоне или називу поља. На горњој слици, могући типови за сортирање су Студент ИД, Име , Старост , Програм и Почетни месец

У брзој сорти, кликом на једну ћелију у колони која садржи тастер за сортирање довољна је да каже Екцелу који је кључ за сортирање.

За текстуалне или нумеричке вредности , две опције за редослед сорте расту и падају .

Када користите типку Сорт & Филтер на картици Хоме на траци, опције за сортирање сортирања у падајућој листи се мењају у зависности од врсте података у изабраном опсегу.

Брзо сортирање користећи Сорт & Филтер

У Екцел-у, брзо сортирање се може извршити помоћу дугмета Сорт & Филтер на картици Хоме на траци .

Кораци за брзо сортирање су:

1. Кликните на ћелију у колони која садржи тастер за сортирање
2. Ако је потребно, кликните на картицу Хоме на траци
3. Кликните на дугме Сортирај и филтрирајте да бисте отворили падајући мени опција сортирања
4. Кликните на једну од две опције да бисте сортирали у растућем или падајућем редоследу
5. Проверите да ли су подаци исправно сортирани

Сортирај податке помоћу дугмади Хот Кеис

Не постоји комбинација тастера пречице тастатуре за сортирање података у програму Екцел.

Оно што је доступно су вруће кључеве, које вам омогућавају да користите тастере уместо показивач миша да бисте изабрали исте опције наведене горе на картици Хоме на траци.

• Коришћење тастатуре за приступ опцијама траке увек почиње помоћу тастера Алт .

Да бисте сортирали у растућем поруџбину помоћу врућих кључева

1. Кликните на ћелију у колони за сортирање
2. Притисните следеће тастере на тастатури:
3. Алт ХСС
4. Табела података треба сортирати А до З / најмања и највећа по изабраној колони

Врући кључеви се претварају у:
"Алт" тастер> "Почетна" картица> "Уређивање" група> "Сортирај и филтрирај" мени> "Сортирај најмању и највећу" опцију.

Да бисте сортирали по падајућем редоследу коришћењем врућих кључева

Кораци за сортирање у падајућем редоследу помоћу врућих кључева су исти као они наведени за сорту узлазно, осим што комбинација комбинације тастера:

Алт ХСО

Врући кључеви се претварају у:
Тастер "Алт"> "Почетна"> Група "Уређивање"> "Сортирај и филтрирај" мени> Опција "Највећа и најмања".

02 од 05

Сортирај на више колона података у Екцелу

Поред обављања брзе сорте засноване на једној колони података, Екцелова прилагођена функција за сортирање вам омогућава да сортирате на више ступаца дефинисањем више тастера за сортирање.

У вишенаменским врстама, тастери за сортирање се идентификују бирањем заглавља колона у дијалогу Сорт.

Као код брзе сорте, тастери за сортирање су дефинисани идентификовањем заглавља колона или имена поља , у таблици која садржи тастер за сортирање.

Сортирај на више колона Пример

У горе наведеном примеру следили су следећи кораци за сортирање података у опсегу Х2 до Л12 на две колоне података - прво по имену, а затим према старости.

1. Означите опсег ћелија које желите сортирати
2. Кликните на картицу Хоме на траци .
3. Кликните на икону Сорт & Филтер на траци да бисте отворили падајућу листу.
4. Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте приказали оквир за дијалог Сорт
5. Под насловом Колона која се налази у дијалогу, изаберите Наме са падајуће листе да бисте прво сортирали податке помоћу ступца Име
6. Опција Сорт Он је остављена на вредности - јер се врста заснива на стварним подацима у табели
7. Под насловом Сорт Ордер , из падајуће листе изаберите З на А да бисте сортирали податке Име у опадајућем редоследу
8. На врху дијалога кликните на дугме Додај ниво да бисте додали другу опцију сортирања
9. За други кључ за сортирање, испод наслова Колона , одаберите " Узраст" из падајуће листе да бисте сортирали записе са дуплицираним именима помоћу ступца Старост
10. Под насловом Сорт Ордер , из падајуће листе изаберите Највећи до најмањи да бисте сортирали податке о старости у опадајућем редоследу
11. Кликните на ОК у дијалошком оквиру да бисте затворили дијалог и сортирали податке

Као резултат дефинисања другог кључа за сортирање, у горе наведеном примеру, два записа са идентичним вриједностима за поље Назив су даље сортирана у опадајућем редоследу помоћу поља Старост , што је резултирало записом за ученика А. Вилсона на 21 год. Пре рекорд за други А. Вилсон, стар 19 година.

Први ред: заглавља колоне или подаци?

Опсег података одабраних за сортирање у горе наведеном примеру укључивао је заглавља колона изнад првог реда података.

Екцел је открио овај ред који садржи податке који су се разликовали од података у наредним редовима, тако да је претпоставио да су први редови заглавља колона и прилагођене доступне опције у дијалогу Сорта да би их укључили.

Један критеријум који Екцел користи да би утврдио да ли први ред садржи наслове ступаца је форматирање. У претходном примеру, текст у првом реду је различит фонт и то је друга боја од података у остатку редова. Такође је одвојен од редова испод са густом границом.

Екцел користи такву разлику у одлучивању о томе да ли је први ред ред наслова, а прилично је добро да се то исправи - али то није непогрешиво. Уколико направи грешку, оквир за дијалог Сорт садржи оквир за потврду - Моји подаци имају заглавља - који се могу користити за превазилажење овог аутоматског избора.

Ако први ред не садржи наслове, Екцел користи слово колоне - као што је колона Д или колона Е - као опције у опцији Цолумн у дијалогу Сорт .

03 од 05

Сортирај податке по датуму или времену у Екцелу

Поред сортирања текстуалних података алфабетично или бројева од највећих до најмањих, Екцелове опције сортирања укључују сортирање датумских вредности.

Наредбе за сортирање доступне за датуме су:

• Растући поредак - најстарији до најновији
• Падајући поредак - најновији до најстарији

Брза сортирање против Сортирај дијалог бок

С обзиром да су датуми и времена само форматирани подаци о броју, за сорте у једној колони - као што је датум задужен у примјеру на слици изнад - метод брзог сортирања се може користити успјешно.

За сорте које укључују више ступаца датума или времена, потребно је користити дијалог Сорта - исто као и када се сортирају на више колона са бројевима или текстуалним подацима.

Сортирај по датуму примера

Да бисте извршили брзо сортирање по датуму у растућем редоследу - најстарије до најновије - за пример на слици изнад, кораци би били:

1. Означите опсег ћелија које желите сортирати
2. Кликните на картицу Хоме на траци
3. Кликните на икону Сорт & Филтер на траци за отварање падајуће листе
4. Кликните на Сортирај најстарија и најновија опција на листи да бисте сортирали податке у растућем редоследу
5. Евиденције треба сортирати са најстаријим датумима у ступцу Задужено на врху табеле

Датуми и време сачуване као текст

Ако се резултати сортирања по датуму не испостављају као што се очекивало, подаци у колони са тастером сортирања могу садржавати датуме или времена који се чувају као текстуални подаци, а не као бројеви (датуми и времена су само форматирани подаци о броју).

На горњој слици, рекорд за А. Петерсона је завршио на дну листе, када би, на основу датума задуживања - 5. новембра 2014. године, рекорд требао бити стављен изнад записа за А. Вилсона, који такође има датум задуживања од 5. новембра.

Разлог за неочекиване резултате је тај што је датум задуживања А. Петерсона сачуван као текст, а не као број

Мјешовити подаци и брзе сорте

Када користите метод брзе сорте ако се записи са текстуалним и бројевним подацима помешају заједно, Екцел сортира податке о броју и тексту засебно - постављање записа са текстуалним подацима на дну сортиране листе.

Екцел може такође укључити заглавља колона у резултатима сортирања - тумачући их као још један ред текстуалних података, а не као имена поља за таблицу података.

Упозорења за сортирање - сортирај дијалог бок

Као што је приказано на слици изнад, ако се користи дијалог Сорт , чак и за сорте у једној колони, Екцел приказује поруку упозоравајући вас да је наишла на податке који су сачувани као текст и даје вам избор да:

• Сортирај све што изгледа као број као број
• Сортирајте бројеве и бројеве који се похрањују као текст посебно

Ако изаберете прву опцију, Екцел ће покушати ставити текстуалне податке на тачну локацију резултата сортирања.

Изаберите другу опцију, а Екцел ће поставити евиденцију са текстуалним подацима на дну резултата сортирања - баш као што то ради с брзим врстама.

04 од 05

Сортирање података по данима седмице или по мјесецима у Екцелу

Сортирајте по данима седмице или по мјесецима у години користећи исту уграђену прилагођену листу коју Екцел користи за додавање дана или мјесеци на радни лист користећи ручицу за пуњење .

Ова листа дозвољава сортирање по данима или месецима хронолошки, а не по абецедном реду.

У горе наведеном примеру, подаци су сортирани до месеца када су студенти започели свој он-лине програм студија.

Као и код других опција сортирања, сортирање вредности помоћу прилагођене листе може се приказати на растућем нивоу (од недеље до суботе / јануара до децембра) или опадајући ред (субота до недеље / децембар до јануара).

На горњој слици следи следећи корак за сортирање узорка података у распону од Х2 до Л12 до месеци у години:

1. Означите опсег ћелија које желите сортирати
2. Кликните на картицу Хоме на траци .
3. Кликните на икону Сорт & Филтер на траци да бисте отворили падајућу листу.
4. Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте приказали оквир за дијалог Сорт
5. Под насловом Колона која се налази у дијалогу, одаберите Месец Почетком са падајуће листе да бисте сортирали податке по месецима у години
6. Опција Сорт Он је остављена на вредности - јер се врста заснива на стварним подацима у табели
7. Под насловом Сорт Ордер , кликните на стрелицу надоле поред подразумеване А до З опције да бисте отворили падајући мени
8. У менију изаберите Цустом Лист да бисте отворили дијалошки оквир за прилагођене листе
9. У левом прозору дијалога кликните једном на листи: јануар, фебруар, март, април ... да бисте је изабрали

10. Кликните на ОК да бисте потврдили избор и вратили се у оквир за дијалог Сортирај

11. Изабрана листа - јануар, фебруар, март, април - биће приказана под насловом Ред

12. Кликните ОК да бисте затворили дијалог и сортирали податке по месецима у години

Напомена : по дефаулту, прилагођене листе се приказују само у растућем редоследу у дијалогу Цустом Листс . Да бисте сортирали податке у падајућем редоследу помоћу прилагођене листе након што сте изабрали жељену листу тако да је приказана под насловом Ред у дијалогу Сорт :

1. Кликните на стрелицу надоле поред приказане листе - као што су јануар, фебруар, март, април ... да бисте отворили падајући мени
2. У менију изаберите опцију прилагођене листе која се приказује у падајућем редоследу - као што су децембар, новембар, октобар, септембар ...

3. Кликните ОК да бисте затворили дијалог и сортирали податке у падајућем редоследу помоћу прилагођене листе

05 од 05

Сортирај по редовима за поновну постављање колона у програму Екцел

Као што је приказано са претходним опцијама сортирања, подаци се обично сортирају помоћу наслова колона или имена поља, а резултат је преуређивање читавих редова или података о подацима.

Мање позната и, дакле, мање искоришћена опција сортирања у програму Екцел је сортирање по редовима, што има ефекат преуређивања редоследа колона лијево на десно на радном листу

Један разлог за сортирање по редовима је да се подудара са редоследом колоне између различитих табела података. Са колоном у истом лијевом десном реду, лакше је упоређивање записа или копирање и премјештање података између табела.

Прилагођавање редоследа колоне

Врло ретко, међутим, добија колоне у исправном редоследу једноставан задатак због ограничења опција растућег и опадајућег сортирања за вриједности.

Обично је неопходно користити прилагођено редослед сортирања, а Екцел укључује опције за сортирање по ћелијама или бојама фонтова или иконама са условним обликовањем .

Ове опције, како је наведено на дну ове странице, и даље су радно интензивне и нису тако једноставне за кориштење.

Вероватно најлакши начин да се Екцелу покаже редослед колона је додавање реда изнад или испод табеле са подацима који садрже бројеве 1, 2, 3, 4 ... који указују на ред колона лијево на десно.

Сортирање по редовима постаје једноставно питање сортирања колона најмањих и највећих по редовима који садрже бројеве.

Када се сортирање заврши, додати ред бројева се лако може избрисати .

Сортирај по Ровс Примеру

У узорку података који се користи за ову серију у опцијама за сортирање Екцел-а, ступац Студент ИД-а је увек био први на левој страни, а затим име и онда обично старост .

У овом случају, као што је приказано на слици изнад, ступци су преуређени тако да је ступањ Програма прво с лијеве стране, а затим је почело Месец , Име, итд.

Следећи кораци су коришћени за промену редоследа колоне према оном који се види на слици изнад:

1. Убаците празан ред изнад реда који садржи имена поља
2. У овом новом редоследу унесите следеће бројеве одоздо на десно од почетка
   колона Х: 5, 3, 4, 1, 2
3. Обележите опсег од Х2 до Л13
4. Кликните на картицу Хоме на траци .
5. Кликните на икону Сорт & Филтер на траци да бисте отворили падајућу листу.
6. Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте приказали оквир за дијалог Сорт
7. На врху дијалошког оквира, кликните на опције да бисте отворили оквир за дијалог Сорти
8. У одељку Оријентација овог другог дијалога кликните на ставку Сложи лево на десно да сортирате редослед колона лијево на десно на радном листу
9. Кликните ОК да затворите овај дијалог
10. Променом Оријентације, заглавље колоне у дијалогу Сорте се мења у ред
11. Под насловом Ред , одаберите сортирај по редоследу 2 - ред који садржи прилагођене бројеве
12. Опција Сорт Он је постављена на Вредности
13. Под насловом Сорт Ордер , из падајуће листе одаберите Најмањи до највећи да бисте сортирали бројеве у реду 2 у растућем редоследу
14. Кликните на дугме У реду да бисте затворили оквир за дијалог и сортирали колоне лијево на десно бројевима у реду 2
15. Редослед колона би требало да започне са Програмом, а затим следи Месец Почетком , Име и сл.

Користећи Екцелове опције прилагођавања за редоследе колона

Као што је већ поменуто, док су прилагођене врсте доступне у дијалогу Сорт у Екцел-у, ове опције нису једноставне за кориштење када се ради о редоследу колона на радном листу.

Опције за креирање прилагођеног редоследа доступног у дијалогу Сорте су да сортирате податке помоћу:

• боје ћелије
• боја боје
• икона

И, уколико свака колона већ није примењена јединствено обликовање - као што су различите боје фонтова или ћелија, то обликовање треба додати појединачним ћелијама у истом реду за сваку колону која ће бити преуређена.

На пример, да користите боју фонта да бисте редомјерали ступце на слици изнад

1. Кликните на свако име поља и промените боју фонта за сваку - на пример, црвену, зелену, плаву итд.
2. У дијалогу Сортирај, подесите опцију Сорт он у Цолор Фонт
3. Под поруџбином ручно поставите редова боја боја имена у складу са жељеним редоследом ступца
4. Након сортирања, поништите боју фонта за свако име поља