Филтрирање података у табелама значи подесити услове тако да се приказују само одређени подаци. То је учињено да би се олакшало фокусирање на специфичне информације у великом скупу података или таблици података. Филтрирање не уклања или мења податке; она само мења који редови или колоне се појављују у активном Екцеловом радном листу.
Филтрирање података
Филтери раде са записима или редовима података на радном листу. Услови који се постављају се упоређују са једним или више поља у запису. Ако су испуњени услови, приказаће се запис. Ако услови нису испуњени, запис се филтрира тако да се не приказује са осталим записима података.
Филтрирање података прати два различита приступа у зависности од врсте података који се филтрирају - нумерички или текстуални подаци.
Филтрирање нумеричких података
Нумерички подаци се могу филтрирати на основу:
- да ли су подаци једнаки одређеном броју
- да ли су подаци већи или мањи од одређеног броја
- подаци су изнад или испод просјечне вриједности података у цјелини
Филтрирање текстуалних података
Текстуални подаци могу бити филтрирани на основу:
- да ли подаци одговарају одређеној речи
- да ли су подаци ријеч која садржи једно или више слова
- да ли су подаци ријеч која почиње или завршава са одређеним словом абецеде
Копирање филтрираних записа
Поред привременог скривања записа, Екцел вам даје опције за копирање жељених података у одвојену област радног листа . Често се ова процедура обавља када стална копија филтриране листе испуњава неку врсту пословног захтева.
Најбоље праксе за филтрирање
Сачувајте неке проблеме тако што ћете пратити смернице најбоље праксе за рад са филтрираним подацима:
- Осим ако постоји добар разлог за то, не бриите дељену табелу са активним филтерима. Други корисници можда не примећују да је датотека филтрирана.
- Иако можете истовремено филтрирати неколико стубова, ови филтери су додатни, а не ексклузивни. Другим речима, филтрирање листе контаката како би показали свима у држави Калифорнији и који су старији од 60 година ће вам дати све који имају више од 60 година у Калифорнији. Такав филтер неће вам показати 60-годишњака или калифорнијце.
- Комплексни филтери текста функционишу, као и основни подаци који ће омогућити. "Месси" подаци ће довести до филтрираних резултата који могу бити погрешни или нетачни. На пример, филтрирање за људе који живе у Илиноису неће ухватити људе који живе у "ИЛ" или живе у "Иллиноис" или "Илленоис".
- Будите опрезни при сортирању филтрираних података. Сортирање делимично филтрираних података ће довести до реструктурирања датотеке података - ситуацију која се обично најбоље избегава. Ако морате сортирати филтрирани скуп података, копирајте филтриране податке у нови радни лист и затим их сортирајте.