01 од 02
Удаљите Дуплицате Дата Рецордс у Екцел-у
Програми табеле , као што је Екцел, често се користе као базе података за ствари као што су инвентари делова, евиденције продаје и маилинг листе.
Базе података у Екцелу се састоје од табела података који се обично организују у редове података званих записа.
У запису су подаци у свакој ћелији или пољу у реду повезани - као што су име компаније, адреса и телефонски број.
Заједнички проблем који се појављује као база података расте у величини је дупликат записа или редова података.
Ово дуплирање се може десити ако:
- Цјелокупни записи се уносе у базу података више пута, што резултира у двије или више идентичних записа
- Вишеструки записи имају једно или више поља - као што су име и адреса - који садрже исте податке.
У сваком случају, дуплирани записи могу проузроковати читав низ проблема - као што је слање више копија докумената истој особи када се подаци о бази података користе у спајању поште - тако да је добра идеја да скенирате и уклоните дупликате записа на редовном основе.
Иако је лако одабрати дупликате записа у малом узорку попут оног на слици изнад, таблице података могу лако садржавати стотине, ако не и хиљаде записа, што отежава одабир дуплих записа - посебно делимично одговарајуће записе.
Да би олакшао постизање овог задатка, Екцел има уграђену алатку за податке названа, не изненађује, уклони дупликате , које се могу користити за проналажење и уклањање идентичних и делимично усклађених записа.
Међутим, начин на који је алатка Ремове Дуплицатес дизајнирана, идентична и делимично подударање записа мора се разматрати засебно.
То је зато што дијалошки оквир Ремове Дуплицатес приказује имена поља за изабрану таблицу података и изаберете која поља ће се укључити у претрагу за одговарајуће записе:
- За идентичне записе, потражите сва поља - оставите ознаке за потврду поред свих имена колона или поља;
- За делимично одговарајуће записе - оставите ознаке за потврду поред само оних поља која ће се упарити.
Имена поља у односу на колумне
Као што је већ речено, алат Ремове Дуплицатес се састоји од дијалога где изаберете која поља за тражење ће потражити тако што ћете потврдити жељена имена поља или колона.
Информације које дијалог бок приказује - имена поља или слова колона - зависи од тога да ли ваши подаци садрже ред наслова - или заглавља - на врху табеле података као што видите на горњој слици.
Ако је то случај - проверите да ли је опција на десној страни дијалога - Моји подаци имају заглавља - искључена и Екцел ће приказати имена у овом реду као имена поља у дијалогу.
Уколико ваши подаци немају редослед заглавља, у дијалошком оквиру ће се приказати одговарајућа слова колона у дијалогу за изабрани опсег података.
Саставни опсег података
Да би алат Ремове Дуплицатес исправно функционисао, табела података мора бити суседни опсег података - то значи да не сме имати празне редове, ступце и, ако је уопште могуће, нема празних ћелија које се налазе унутар табеле.
Недостатак празних таблица у оквиру таблице података је добра пракса када је у питању управљање подацима уопште, а не само када се тражи дупликат података. Други алати за податке Екцел-а као што су сортирање и филтрирање најбоље функционишу када је табела података суседна опсег података.
Уклоните пример дуплих података
На слици изнад, табела података садржи две идентичне записе за А. Тхомпсон и два делимично подударања записа за Р. Холт - где сва поља одговарају броју ученика.
Следећи кораци описују како да користе алатку за уклањање подмазивања на:
- Уклоните другу од два идентична записа за А. Томпсон.
- Уклоните други делимично одговарајући запис за Р. Холта.
Отварање дијалога Ремове Дуплицатес
- Кликните на било коју ћелију која садржи податке у бази података узорака.
- Кликните картицу Дата на траци.
- Кликните на икону Ремове Дуплицатес да бисте означили све податке у таблици података и отворили дијалошки оквир Ремове Дуплицатес .
- Дијалог Ремове Ремове Дуплицатес приказује све заглавља колона или имена поља из нашег узорка података
- Ознаке чекања поред имена поља указују на које колоне Екцел ће покушати да се подударају приликом претраживања дуплих записа
- Подразумевано, када се дијалогско поље отвори, сва имена поља се искључују
Проналажење идентичних записа
- Будући да смо у потрази за потпуно идентичним записима у овом примеру, оставићемо све заглавља колона означене
- Кликните ОК
У овом тренутку треба видети следеће резултате:
- Дијалог бок би требало да се затвори и замени поруком која каже: 1 дупликате пронађене и уклоњене; 7 јединствених вриједности остају.
- Ред који садржи дупликат А. Тхомпсон записа биће уклоњен из базе података
- Иако постоје две делимично одговарајуће записе за Р. Холта, јер нису сва поља упарена - број студената за ова два записа се разликује - Екцел сматра да је то јединствени запис података
02 од 02
Нађите и уклоните делимично подударање докумената уклоните копије
Провера једног поља у исто време
Будући да Екцел уклања само евиденцију података која се управо поклапа са изабраним пољима података, најбољи начин да се пронађу сви делимично одговарајући подаци подаци је да уклоните ознаку за само једно поље истовремено, како се то ради у наредним корацима.
Накнадне претраге записа који се подударају у свим пољима, осим имена, старости или програма, уклањају све могуће комбинације за делимично подударање записа.
Проналажење делимично одговарајућих записа
- Кликните на било коју ћелију која садржи податке у таблици података ако је потребно
- Кликните картицу Дата на траци .
- Кликните на икону Ремове Дуплицатес да бисте означили све податке у таблици података и отворили дијалошки оквир Ремове Дуплицатес .
- Изабрана су сва имена поља или заглавља колона за таблицу података.
- Да бисте пронашли и уклонили записе који немају подударање у сваком пољу, уклоните ознаку поред имена оних поља које ће Екцел игнорисати.
- За овај примјер кликните на квадратић поред наслова ступца Студент ИД-а да бисте уклонили знак за потврду.
- Екцел ће сада претраживати и уклонити записе који имају одговарајуће податке у пољу Ласт Наме , Инитиал и Програм .
- Кликните ОК
- Дијалог бок би требало да се затвори и замени поруком која каже: 1 дупликате пронађене и уклоњене; 6 јединствених вредности остају.
- Ред који садржи други запис за Р. Холта са Студент ИД-ом СТ348-252 биће уклоњен из базе података.
- Кликните на дугме У реду да бисте затворили оквир за поруке
У овом тренутку, табела са примерима података треба да буде бесплатна од свих дуплих података.