Формулар за унос података Екцел-а

Корак по корак упутства за унос података

Коришћење Екцеловог формулара за унос података је брз и једноставан начин уноса података у Екцел базу података .

Коришћењем формулара можете:

• започните нову таблицу базе података или додајте нове записе постојећој
• померајте се кроз податке један по један
• потражите записе који садрже одређене информације
• уређивање или брисање појединачних записа по потреби

О Додавање Икона за унос података у алатку за брзи приступ

Формулар за унос података је један од Екцелових уграђених алата за податке. Да бисте то искористили, све што треба да урадите је да обезбедите заглавља колона које ће се користити у вашој бази података, кликните на икону Форма, а Екцел ће учинити све остало.

Међутим, да би ствари постале изазовније, пошто је Екцел 2007, Мицрософт је одлучио да не укључи икону Форма на траку.

Први корак за кориштење формулара за унос података је додавање иконе Форма на траку са алаткама за брзи приступ тако да је можемо користити.

Ово је једнократна операција. Једном додата, икона Форма остаје доступна на траци са алаткама за брзи приступ.

Проналажење дугмета за унос података

Брза приступна трака са алаткама се користи за чување пречица за често коришћене функције у програму Екцел. Такође можете додати пречице на Екцел функције које нису доступне на траци.

Једна од ових карактеристика је формулар за унос података.

Образац података је брз и једноставан начин додавања података у Екцел таблицу базе података.

Међутим, из неког разлога, Мицрософт се одлучио да не додаје форму на један од језичака траке почевши од Екцел 2007.

У наставку су наведени кораци који ће вам показати како да додате икону Форма на траку са алаткама за брзи приступ.

Додајте образац података у траку са алаткама за брзи приступ

1. Кликните на стрелицу надоле на крају траке са алаткама за брзи приступ да бисте отворили падајући мени.
2. Изаберите Још команди са листе да бисте отворили дијалошки оквир за прилагођавање Куицк Аццесс Тоолбар-а.
3. Кликните на стрелицу надоле на крају команде Изабери из линије да бисте отворили падајући мени.
4. Изаберите све команде са листе да бисте видели све команде које су доступне у програму Екцел 2007 у левом окну.
5. Скролујте кроз ову алфабетску листу да бисте пронашли наредбу Форм .
6. Кликните на дугме Додај између командних панела да бисте додали команду Форм на Куицк Аццесс Тоолбар.
7. Кликните ОК .

Тастер за форму сада треба додати на траку са алаткама за брзи приступ.

Додавање имена имена базе података

Као што је раније поменуто, све што треба да учинимо да користимо образац за унос података у Екцел-у јесте да обезбедимо заглавља колона или имена поља која ће се користити у нашој бази података.

Најлакши начин да додате имена поља у образац је да их унесете у ћелије у вашем радном листу. У облику можете укључити до 32 имена поља.

Унесите следеће наслове у ћелије А1 до Е1:

СтудентИД
Презиме
Иницијално
Старост
Програм

Отварање формулара за унос података

Отварање формулара за унос података

1. Кликните на ћелију А2 да бисте постали активна ћелија .
2. Кликните на икону обрасца који је додан у траку са алаткама за брзи приступ на страници 2.
3. Кликом на икону обрасца појавит ће се поље за поруке из Екцел-а који садржи низ опција везаних за додавање наслова у обрасцу.
4. Пошто смо већ унели имена поља које желимо да користимо као наслове, све што треба да урадимо је да кликнете ОК у пољу за поруке.
5. Облик који садржи сва имена поља треба да се појави на екрану.

Додавање записа података са обрасцем

Додавање записа података са обрасцем

Када су заглавља података додата у образац додаје записе у базу података, једноставно је питање уношења података у исправан ред у поља поља форми.

Примери записа

Додајте следеће записе у базу података тако што ћете унети податке у поља поља поред тачних наслова. Кликните на дугме Ново након уноса првог записа да бисте обрисали поља за други запис.

1. СтудентИД : СА267-567
   Презиме : Јонес
   Иницијално : Б.
   Старост : 21
   Програм : Језици
   
   СтудентИД : СА267-211
   Презиме : Виллиамс
   Инитиал : Ј.
   Старост : 19
   Програм : Наука

Савет: Када уносите податке који су веома слични, као што су бројеви ученика (само бројеви након што су цртице другачије), користите копирање и лепљење како бисте убрзали и поједноставили унос података.

Да бисте додали преостале записе у туторијалну базу података, користите образац за унос остатка података пронађених на слици изнад у ћелије А4 до Е11.

Додавање записа података са обрасцем (цон'т)

Да бисте додали преостале записе у туторијалну базу података, користите образац да бисте унели остатак података који су пронађени на слици овдје у ћелије А4 до Е11.

Употреба алатки за податке форми

Велики проблем код базе података је очување интегритета података док се датотека повећава по величини. Ово захтева:

• поправљање грешака у подацима или ажурирање појединачних записа.
• брисање застарјелих или дуплираних записа.

Образац за унос података садржи неколико алата дуж десне стране што олакшава проналажење и исправку или брисање записа из базе података.

Ови алати су:

• Финд Прев и Финд Нект дугмад - ово вам омогућава да се померате напред и назад кроз базу података један запис један по један.
• Дугме Обриши - ово се користи за брисање записа из базе података.
• Дугме Враћање - ово дугме се може користити за поништавање измена у запису који се уређује. Повремено направимо погрешне измене у запису или чак исправно уносимо погрешан запис. Ако је тако, дугме за повратак се може искористити за поништавање тих промјена.
• Напомена: дугме Ресторе функционише само док је запис у форми. Чим приступите другом запису или затворите форму, тастер за враћање постаје неактиван.
• Дугме Цритериа вам омогућава да претражујете базу података за евиденције засноване на одређеним критеријумима, као што су име, година или програм. Пример коришћења дугмета Критеријуми је укључен у следећи корак туториала.

Претраживање записа помоћу једног имена поља

Дугме Цритериа вам омогућава да претражујете базу података за записе помоћу једног или више имена поља, као што су име, година или програм.

Претраживање записа помоћу једног имена поља

1. Кликните на дугме Критеријуми у облику.
2. Кликом на дугме Критеријуми брише се сва поља формулара, али не уклањају никакве податке из базе података.
3. Кликните на поље Програм и унесите Артс као што желимо да претражимо све студенте уписане у програм Артс на колеџу.
4. Кликните на дугме Финд Нект . Записник за Х. Тхомпсона треба да се појави у облику док је уписана у програм Артс.
5. Кликните на дугме Финд Нект други и трећи пут и записи за Ј. Грахам и В. Хендерсон би требало да се појављују један за другим, јер су такође уписани у програм Артс.

Следећи корак овог туториала укључује примјер претраживања записа који одговарају више критеријума.

Претраживање записа помоћу више имена поља

У овом примеру ћемо тражити све ученике који су 18 година и уписани у програм Артс на колеџу. Само они записи који одговарају истом критеријуму треба да буду приказани у обрасцу.

1. Кликните на дугме Критеријуми у облику.
2. Кликните поље старости и тип 18.
3. Кликните на поље Програм и унесите Артс.
4. Кликните на дугме Финд Нект . Записник за Х. Тхомпсона требало би да се појави у облику од 18 година и уписана у програм Артс.
5. Кликните на дугме Финд Нект и појавиће се запис за Ј. Грахама, јер је и он стар 18 година и уписан у програм Артс.
6. Кликните на дугме Финд Нект за трећи пут и запис за Ј. Грахам би требао и даље бити видљив, јер не постоје други записи који одговарају истовременим критеријумима.

Запис о В. Хендерсон не би требао бити приказан у овом примјеру јер, иако је уписан у програм Артс, он није стар 18 година, тако да он не одговара оба критеријума претраге.