Мицрософтова функција Спајање поште вам омогућава да пошаљете исти документ са малим промјенама великог броја прималаца. Израз "спајање" произлази из чињенице да се један документ (писмо, на пример) спаја са документом извора података , као што је табела .
Функција спајања порука Ворд-а функционише беспрекорно са подацима из Екцел-а. Док Ворд такође дозвољава креирање сопственог извора података, опције за кориштење ових података су ограничене. Даље, ако већ имате своје податке у табеларном програму, нема много смисла да поново унесете све информације у Вордов извор података.
Припрема података за спајање поште
Теоретски, можете користити било који Екцел радни лист у функцији спајања порука Ворда без посебне припреме. Међутим, препоручује вам се да узмете мало времена да припремите свој радни лист како бисте оптимизовали поступак спајања поште .
Ево неколико смјерница које ћете запазити да ће вам омогућити да процес спајања постаје гладак.
Организујте податке о таблицама
На ризик да наведете очигледно, ваши подаци треба уредно уредити у редове и колоне. Замислите сваки ред као јединствени рекорд и сваку колону као поље које ћете убацити у свој документ. (Погледајте туторијал за упис података за Екцел ако вам је потребан освежитељ.)
Креирај ред глава
Креирајте наслов заглавља за листу који намеравате да користите за спајање поште. Наслов заглавља је ред који садржи ознаке који идентификују податке у ћелијама испод. Екцел може бити понекад финишан у погледу разликовања података и ознака, тако да их објасните коришћењем болда текста, граница ћелије и сенчења ћелија које су јединствене за заглавље. Ово ће осигурати да ће Екцел то разликовати од осталих података.
Касније када спојите податке са главним документом, етикете ће се појавити као имена поља спајања, тако да неће бити никакве забуне о томе које податке уносите у ваш документ. Штавише, добра је пракса означавања колона, јер помаже у спречавању грешке корисника.
Ставите све податке на један лист
Подаци који намеравате да користите за спајање поште морају бити на једном листу. Ако се шири преко више листова, мораћете да комбинујете листове или извршите више спајања поште. Такође, уверите се да су листови јасно названи , јер ћете морати да изаберете лист који намеравате да користите без прегледа.
Повезивање извора података у спајању поште
Следећи корак у поступку спајања поште је да повежете припремљену Екцел листу са Ворд документом.
- На траци са алаткама за спајивање кликните на дугме Отвори извор података .
- У дијалогу Избор извора података, крећите се кроз фасцикле док не пронађете вашу Екцел радну свеску. Ако не можете пронаћи своју Екцел датотеку, уверите се да су "Сви извори података" изабрани у падајућем менију под именом "Датотеке типа".
- Двапут кликните на изворну датотеку Екцел-а или изаберите је и кликните на дугме Отвори .
- У дијалогу Селецт Табле изаберите Екцел листу који садржи податке које желите спојити са документом.
- Уверите се да је означено поље поред "Први ред података садржи заглавља ступаца".
- Кликните ОК .
Сада када је извор података повезан са главним документом, можете започети унос текста и / или едитовати свој Ворд документ. Међутим, не можете променити свој извор података у Екцелу; ако желите да извршите измене података, морате затворити главни документ у Ворд пре него што отворите извор података у Екцелу.
Убацивање поља спајања у ваш документ је једноставно следећи следеће кораке:
- Кликните на дугме Инсерт Мерге Фиелд на траци алата за спајање поште. Појавиће се оквир за дијалог Инсерт Мерге Фиелд.
- Означите име поља које желите унети са листе и кликните на Инсерт .
- Кутија ће остати отворена, омогућавајући вам да убаците више поља. Ако унесете више од једног поља за редом, Ворд неће аутоматски додати размак између поља у вашем документу; ово морате учинити сами након што затворите дијалог. У свом документу видећете име поља окружено двоструким стрелицама.
- Када завршите, кликните на дугме Затвори .
Убацивање адреса блокова и поздрави - пажљиво користите
Мицрософт је недавно додао функцију спајања поште која вам омогућава да убаците блокове адреса и поздравне линије. Кликом на одговарајуће дугме на траци са алаткама, Ворд ће вам омогућити да убаците неколико поља одједном, распоређене у заједничке варијације.
Дугме за убацивање адресе је лево; Поздравна линија за уметање је на десној страни.
Даље, када кликнете на било који тастер, Ворд приказује дијалог који вам даје неке опције на којим пољима желите да убаците, како желите да их сређујете, која интерпункција треба укључити и друге. Иако ово звучи довољно јасно - и ако користите извор података креиран у Ворд-то може збунити ако користите Екцел радни лист.
Сећате ли се када је препорука о додавању заглавља у вашем радном листу на страни 1 овог чланка? Па, ако сте именовали поље нешто друго осим онога што Ворд користи као назив поља за сличне податке, Ворд може погрешно да се подудара с пољима.
Шта ово значи ако користите блок за убацивање адреса или унесите дугмад за поздравне линије , подаци се могу појавити у другом редоследу него што сте навели - једноставно зато што се етикете не подударају. Срећом, Мицрософт је то очекивао и уградио функцију поља за подударање која вам омогућава да подесите имена поља на оне које Ворд користи у блоковима.
Коришћење поља поља за исправно мапирање налепница поља
Да бисте се подударали с пољима, следите ове кораке:
- Кликните на дугме Матцх Фиелдс на траци са алаткама.
- У дијалогу Фиелд Матцхс, на левој страни ћете видети листу имена поља Ворда. На десној страни кутије видите колону падајућих кутија. Име у сваком падајућем пољу је поље које Ворд користи за свако одговарајуће поље у блокаду адреса или блоку. Да бисте направили било какве промене, једноставно изаберите име поља из падајућег оквира.
- Када завршите са изменама, кликните на дугме У реду .
Такође можете довођити дијалог Поље за подударање тако што ћете кликнути на дугме Подручја за подударање на дну или у дијалогу Инсерт Аддресс Блоцк или Греетинг Лине, оба се појављују када кликнете на одговарајућу дугмад на алатној траци.
Преглед документације спајања поште
Пре него што наставимо да прегледамо и штампамо спојене документе, напомена о форматирању: Када убацујете поља спајања у документ, Ворд не носи форматирање података из извора података.
Примена специјалног обликовања из табеле извора
Ако желите да примените специјално форматирање, као што је курзив, болд или подчртавање, то морате урадити у програму Ворд. Ако гледате документ с пољима, морате да изаберете двоструке стрелице са обе стране поља на које желите да примените форматирање. Ако прегледате спојене податке у документу, једноставно истакните текст који желите да промените.
Имајте на уму да ће свака промјена носити све спојене документе, а не само појединачне.
Прегледање спојених докумената
Да бисте прегледали спојене документе, кликните на дугме Виев Мергед Дата на траци са алаткама за спајивање. Ово дугме ради као прекидач, па ако желите да се вратите на преглед само поља, а не податке које садрже, кликните поново.
Помоћу навигационих тастера на алатној траци с алаткама за спајање можете се кретати кроз спојене документе. Они су, с лева на десно: Први запис , Претходни снимак , Иди на снимање , Следећи снимак , Последњи снимак .
Прије спајања ваших докумената, требало би их све прегледати или колико год можете да потврдите да ли се све правилно спојило. Посебно обратите пажњу на ствари попут интерпункције и размака око спојених података.
Завршите документ за спајање поште
Када сте спремни да спојите своје документе, имате два избора.
Споји се на штампач
Први је да их спојите на штампач. Ако одаберете ову опцију, документи ће бити послати на штампач без икакве модификације. Можете се спојити на штампач једноставно кликом на дугме Мерге то Принтер Тоолбар.
Споји се у нови документ
Ако требате персонализовати неке или све документе (иако би вам било мудро додати поље напомене у извору података за персонализиране белешке) или направити било какве друге промјене пре него што их одштампате, можете их спојити на нови документ; ако се спојите на нови документ, главни документ и извор података ће остати неоштећен, али ћете имати другу датотеку која садржи спојене документе.
Да бисте то урадили, једноставно кликните на дугме Мерге то Нев Доцумент тоолбар.
Без обзира на коју методу изаберете, биће вам представљена дијалогна кутија у којој можете рећи Ворду да споји све записе, тренутни рекорд или низ записа.
Кликните дугме опције поред жељеног избора, а затим кликните на дугме У реду .
Ако желите спојити опсег, морате унети почетни број и крајњи број за записе које желите да укључите у спајање пре него што кликнете на ОК .
Ако сте изабрали да одштампате документе, након што се дијалог прозори, биће вам приказано дијалог Принт. Можете сарађивати с њим исто као и за било који други документ.