Увод у спајање поште и његове употребе

Спајање спајања је алат који поједностављује креирање скупа докумената који су слични, али садрже јединствене и променљиве елементе података. Ово се постиже повезивањем базе података која садржи те елементе података у документ, који садржи поља спајања где ће се јединствени подаци попунити.

Спајање поште штеди време и напор тако што аутоматизује процес уношења стандардних података као што су имена и адресе у документ. На пример, можете повезати писмо формулара са групом контаката у програму Оутлоок; ово писмо може имати поље спајања за адресу сваког контакта и један за одговарајуће име контакта као део поздрављања писма.

Употреба Маил Спајања

Маил спајање, за многе људе, изазива мисли о нежељеној пошти. Иако продавци несумњиво користе спајање поште да брзо и једноставно генеришу велике количине поште, многе друге употребе могу вас изненадити и промијенити начин на који креирате нека од ваших докумената.

Можете спојити пошту како бисте креирали било коју врсту штампаног документа, као и електронски распоређене документе и факсове. Врсте докумената које можете креирати користећи спајање поште су практично безвредне. Ево неколико примера:

Када се паметно користи, спајање поште може знатно побољшати вашу продуктивност. Такође може повећати ефикасност докумената које креирате. На пример, прилагођавањем слова са именима примаоца или другим елементима који су специфични за сваког примаоца, представљате полирану, личну слику која поставља бину за жељени исход.

Анатомија спајања поште

Поступак поште се састоји од два главна дела: документа и извора података , такође познатог као база података. Мицрософт Ворд поједностављује ваш рад тако што вам омогућава да користите друге Оффице апликације као што су Екцел и Оутлоок као извори података. Ако имате комплетан Оффице суите, користите једну од својих апликација јер је извор података лак, згодан и веома препоручљив. Коришћење контаката које сте већ унели у Оутлоок контакте ће вам, на пример, уштедјети од поновног уноса те информације у други извор података. Употреба постојеће табеларне схеме Екцел вам даје још већу флексибилност с вашим подацима него што ће извор података направити Ворд.

Међутим, ако имате само програм Ворд, и даље можете користити функцију спајања поште. Ворд има могућност да креира потпуно прилагодљив извор података који можете користити у вашем спајању поште.

Подешавање спајања поште

Спајање поште може изгледати компликовано - и сложени, тешки документи који се ослањају на велике базе података свакако могу бити. Ворд, међутим, поједностављује подешавање спајања поште за уобичајене намене пружањем чаробњака који вас воде кроз процес повезивања вашег документа са базом података. Генерално, процес можете завршити у мање од 10 прилично једноставних корака, укључујући проналажење и исправљање грешака. То је мање од припремања вашег документа ручно и уз много мање времена и проблема.