Како креирати базу података у програму Екцел

Пратите контакте, збирке и друге податке помоћу Екцел базе података

Понекад морамо пратити информације и добро место за то је у датотеци базе података Екцел. Било да је лична листа телефонских бројева, листа контаката за чланове организације или тима или колекција кованица, картица или књига, датотека Екцел базе података олакшава унос, складиштење и проналазак одређених информација.

Мицрософт Екцел је направио алате који вам помажу да пратите податке и да пронађете одређене информације када то желите. Такође, са стотинама колона и хиљада редова , Екцел табела може да садржи огромну количину података .

Унос података

Основни формат за чување података у Екцел базној бази је табела.

Једном када је створена табела, алатке за податке Екцел-а могу се користити за претраживање, сортирање и филтрирање записа у бази података како би се пронашле одређене информације.

Да бисте пратили овај водич, унесите податке као што је приказано на слици изнад.

Брзо унесите Студент ИД:

1. Унесите прва два ИД-а - СТ348-245 и СТ348-246 у ћелије А5 и А6, респективно.
2. Означите два ИД-а да их изаберете.
3. Кликните на ручицу за пуњење и повуците је на ћелију А13 .
4. Остатак Студентског ИД-а треба правилно унети у ћелије А6 до А13.

Уношење података исправно

Када уносите податке, важно је осигурати правилно унос података. Осим реда 2 између наслова таблице и наслова колона, не остављајте друге празне редове приликом уноса података. Такође, уверите се да не остављате празне ћелије.

Грешке података , узроковане неправилним уносом података, представљају извор многих проблема везаних за управљање подацима. Ако су подаци правилно унети на почетку, вероватније је да ће вам програм вратити жељене резултате.

Редови су рекорди

Сваки појединачни ред података у бази података је познат као запис . Приликом уноса евиденција држите на уму ове смернице:

• Оставите празне редове у табели која се креира. Ово укључује НЕ да оставља празан ред између заглавља колоне и првог реда података.
• Запис може садржавати податке о само једној одређеној ставци.
• Запис мора такође садржати СВЕ податке у бази података о тој ставци. Не може се наћи информација о ставци у више редова.

Колоне су поља

Док се редови у Екцел бази података називају записима, ступци су познати као поља . Свака колона захтева наслов за идентификацију података које садржи. Ови бројеви се зову имена поља.

• Назив поља се користи да би се осигурало да се подаци за сваки запис уносе у исту секвенцу.
• Уверите се да су сви подаци у колони унесени користећи исти формат. Ако почнете да уносите бројеве као цифре (као што су 10 или 20), наставите то. Немојте мењати дио пута и почети да уносите бројеве као речи (као што су десет или двадесет). Будите доследни.
• Не остављајте празне ступце у табели.

Креирање табеле

Када су подаци унети, може се претворити у табелу . Урадити тако:

1. Означите ћелије А3 до Е13 на радном листу.
2. Кликните на картицу Почетак .
3. Кликните на опцију Формат ас Табле на траци да бисте отворили падајући мени.
4. Изаберите плаву опцију Табле Стиле Медиум 9 да бисте отворили дијалог Формат ас Табле .
5. Док је дијалог бок отворен, ћелије А3 до Е13 на радном листу требају бити окружене мраварским мравима.
6. Ако маратонски мрави окружују тачан распон ћелија, кликните на ОК у дијалогу Формат ас Табле .
7. Ако маратонски мравови не окружују правилан распон ћелија, означите одговарајући опсег на радном листу, а затим кликните на Ок у дијалогу Формат ас Табле .
8. Табелу треба додати стрелице падајуће поред сваког имена поља, а редови табеле требају бити форматирани у изменичном свјетлу и тамно плавом бојом.

Коришћење алата базе података

Када сте креирали базу података, помоћу алата који се налазе испод падајућих стрелица поред сваког имена поља можете сортирати или филтрирати своје податке.

Сортирање података

1. Кликните на падајућу стрелицу поред поља Име задњег имена.
2. Кликните на опцију Сорт А то З да бисте сортирали базу података по абецеди.
3. Када је сортиран, Грахам Ј. би требао бити први рекорд у табели и Вилсон. Р би требало да буде последњи.

Филтрирање података

1. Кликните на стрелицу падајући поред имена поља Програм .
2. Кликните на поље за потврду поред опције Селецт Алл да бисте обрисали све потврде.
3. Кликните на поље за потврду поред опције Бусинесс да додате обележје у поље.
4. Кликните ОК .
5. Само два ученика - Г. Тхомпсон и Ф. Смитх би требали бити видљиви јер су једина два уписана у пословни програм.
6. Да бисте приказали све записе, кликните на стрелицу изнад поља Име програма .
7. Кликните на Обриши филтер из опције "Програм" .

Проширење базе података

Да бисте додали додатне записе у своју базу података:

• Поставите показивач миша преко мале тачке у доњем десном углу стола.
• Показивач миша промениће се у двоглави стрелицу.
• Када се ово деси, кликните и држите десно дугме миша и повуците показивач надоле да бисте додали празан ред на дно базе података.
• Додајте следеће податке овом новом реду:
  Ћелија - подаци
  А14 - СТ348-255
  Б14 - Цхристопхер
  Ц14 - А.
  Д14 - 22
  Е14 - Наука

Завршавање форматирања базе података

1. Означите ћелије А1 до Е1 на радном листу.
2. Кликните на картицу Почетак .
3. Кликните на опцију Мерге и Центер да бисте средили наслов.
4. Кликните на пуну боју (изгледа као боја за боју) на траци да бисте отворили пописну листу за попуњавање.
5. Изаберите Блуе, Аццент 1 са листе да бисте променили боју позадине у ћелијама А1 - Е1 до тамно плаве боје.
6. Кликните на икону Цолор Фонт на траци са алаткама за форматирање (велика слова "А") да бисте отворили спустни списак боја фонта.
7. Изаберите Вхите са листе да бисте променили боју текста у ћелијама А1 - Е1 на белу.
8. Означите ћелије А2 - Е2 на радном листу.
9. Кликните на Филл Цолор на траци да бисте отворили пописну листу за попуњавање.
10. Изаберите Блуе, Аццент 1, Упаљач 80 са листе да промените боју позадине у ћелијама А2 - Е2 до светло плаве боје.
11. Истакните ћелије А4 - Е14 на радном листу.
12. Кликните на опцију Центре на траци да бисте усредсредили текст у ћелије А14 до Е14.
13. У овом тренутку, ако сте исправно пратили све кораке овог туторијала, ваша табеларна таблица треба да личи на табелу приказану у кораку 1 овог водича.

Функције базе података

Синтакса : Дфунцтион (Датабасе_арр, Фиелд_стр | нум, Цритериа_арр)

Где је функција Д једна од следећих:

• ДАВЕРАГЕ
• ДЦОУНТ
• ДЦОУНТА
• ДГЕТ
• ДМАКС
• ДМИН
• ДПРОДУЦТ
• ДСТДЕВ
• ДСТДЕВП
• ДСУМ
• ДВАР
• ДВАРП

Тип : База података

Функције базе података су посебно корисне када се Гоогле листови користе за одржавање структурираних података, као што је база података. Свака функција базе података, Дфунцтион , израчунава одговарајућу функцију на подскупу ћелијског опсега који се сматра табелом базе података. Функције базе података узимају три аргумента:

• Датабасе_арр је опсег, уграђени низ или низ који генерише низ израза који је структуриран тако да је сваки ред након редова 1 база података, а свака колона је поље базе података. Ред 1 садржи етикете за свако поље.
• Фиелд_стр | нум означава који ступац (поље) садржи вредности које треба просјечно. Ово се може изразити као име поља (текстуални низ) или број колоне, гдје би најлепса колона била представљена као 1.
• Цритериа_арр је опсег, уграђени низ или низ који генерише низ израза који је структуриран тако да први ред садржи име поља на које ће бити примењен критеријум (критеријуми), а наредни редови садрже условни тест (и) .

Први ред у Критерији одређује имена поља. Сваки други ред у критеријумима представља филтер, што је скуп ограничења на одговарајућим пољима. Ограничења се описују користећи Упитовање по примјеру и могу укључити вриједност за усклађивање или оператер успоредбе праћена упоредном вриједношћу. Примери ограничења су: "Чоколада", "42", "> = 42", "<> 42". Празна ћелија не значи ограничење на одговарајућем пољу.

Филтер одговара редоследу базе података ако су испуњена сва ограничења филтера (ограничења у реду филтера). Врстица базе података (запис) задовољава критеријуме ако и само ако је бар један филтер подудара с њим. Име поља може се појавити више од једном у опсегу Критеријума како би се дозволило више ограничења која се примењују истовремено (на примјер, температура> 65 и температура <= 82).

ДГЕТ је једина функција базе података која не агрегира вредности. ДГЕТ враћа вредност поља специфицираног у другом аргументу (слично ВЛООКУП-у) само када тачно један запис одговара критеријумима; у супротном, она враћа грешку која не показује никаква подударања или више одговора