01 од 08
Употреба образца за унос података у Екцелу
Коришћење Екцеловог формулара за унос података је брз и једноставан начин уноса података у Екцел базу података .
Коришћењем формулара можете:
- започните нову таблицу базе података или додајте нове записе постојећој
- померајте се кроз податке један по један
- потражите записе који садрже одређене информације
- измените или избришите појединачне записе ако је потребно
Погледајте сродни водич: Екцел 2010/2007 Дата Ентри Форм .
02 од 08
Додавање имена имена базе података
Као што је раније поменуто, све што треба да учинимо да користимо образац за унос података у Екцел-у јесте да обезбедимо заглавља колона или имена поља која ће се користити у нашој бази података.
Најлакши начин да додате имена поља у образац је да их унесете у ћелије у вашем радном листу . У облику можете укључити до 32 имена поља.
Унесите следеће наслове у ћелије А1 до Е1:
СтудентИД
Презиме
Иницијално
Старост
Програм
03 од 08
Отварање формулара за унос података
Напомена: За помоћ у овом примеру, погледајте слику изнад.
- Кликните на ћелију А2 да бисте постали активна ћелија .
- Кликните на Дата> Форм у менијима.
- Отварањем образца прво ће се појавити оквир за поруке из Екцел-а који садржи низ опција везаних за додавање наслова у обрасцу.
- Пошто смо већ унели имена поља које желимо да користимо као наслове, све што треба да урадимо је да кликнете ОК у пољу за поруке.
- Облик који садржи сва имена поља треба да се појави на екрану.
04 од 08
Додавање записа података са обрасцем
Напомена: За помоћ у овом примеру, погледајте слику изнад.
Када су заглавља података додата у образац додаје записе у базу података, једноставно је питање уношења података у исправан ред у поља поља форми.
Примери записа
Додајте следеће записе у базу података тако што ћете унети податке у поља поља поред тачних наслова. Кликните на дугме Ново након уноса првог записа да бисте обрисали поља за други запис.
СтудентИД : СА267-567
Презиме : Јонес
Иницијално : Б.
Старост : 21
Програм : Језици
СтудентИД : СА267-211
Презиме : Виллиамс
Инитиал : Ј.
Старост : 19
Програм : Наука
Савет: Када уносите податке који су врло слични, као што су бројеви ученика (само су бројеви након што су цртице различите), користите копирање и налепницу да бисте убрзали и поједноставили унос података.
05 од 08
Додавање записа података са обрасцем (Цон'т)
Напомена: За помоћ у овом примеру, погледајте слику изнад.
Да бисте додали преостале записе у туторијалну базу података, користите образац за унос остатка података пронађених на слици изнад у ћелије А4 до Е11.
06 од 08
Употреба алатки за податке форми
Напомена: За помоћ у овом примеру, погледајте слику изнад.
Велики проблем код базе података је очување интегритета података док се датотека повећава по величини. Ово захтева:
- поправљање грешака у подацима или ажурирање појединачних записа
- брисање застарјелих или дуплираних записа
Образац за унос података садржи неколико алата дуж десне стране што олакшава проналажење и исправку или брисање записа из базе података.
Ови алати су:
- Финд Прев и Финд Нект дугмад - ово вам омогућава да се померате напред и назад кроз базу података један запис један по један.
- Дугме Обриши - ово се користи за брисање записа из базе података.
- Дугме Враћање - ово дугме се може користити за поништавање измена у запису који се уређује. Повремено направимо погрешне измене у запису или чак исправно уносимо погрешан запис. Ако је тако, дугме за повратак се може искористити за поништавање тих промјена.
- Напомена: дугме за враћање само ради све док је запис у форми. Чим приступите другом запису или затворите форму, тастер за враћање постаје неактиван.
- Дугме Цритериа вам омогућава да претражујете базу података за евиденције засноване на одређеним критеријумима, као што су име, година или програм. Пример коришћења дугмета Критеријуми је укључен у следећи корак туториала.
07 од 08
Претраживање записа помоћу једног имена поља
Дугме Цритериа вам омогућава да претражујете базу података за записе помоћу једног или више имена поља - као што су име, година или програм.
Напомена: За помоћ у овом примеру, погледајте слику изнад.
- Кликните на дугме Критеријуми у облику.
- Кликом на дугме Критеријуми брише се сва поља формулара, али не уклањају никакве податке из базе података.
- Кликните на поље Програм и унесите Артс као што желимо да претражимо све студенте уписане у програм Артс на колеџу.
- Кликните на дугме Финд Нект . Записник за Х. Тхомпсона треба да се појави у облику док је уписана у програм Артс.
- Кликните на дугме Финд Нект други и трећи пут и записи за Ј. Грахам и В. Хендерсон би требало да се појављују један за другим, јер су такође уписани у програм Артс.
Следећи корак у туториалу укључује примјер претраживања записа који одговарају више критеријума.
08 од 08
Претраживање записа помоћу више имена поља
Дугме Цритериа вам омогућава да претражујете базу података за записе помоћу једног или више имена поља - као што су име, година или програм.
Напомена: За помоћ у овом примеру, погледајте слику изнад.
У овом примеру ћемо претраживати све ученике који имају 18 година и уписани су у програм Артс на колеџу. Само они записи који одговарају истом критеријуму треба да буду приказани у обрасцу.
- Кликните на дугме Критеријуми у облику.
- Кликните на старостно поље и тип 18 .
- Кликните на поље Програм и унесите Артс .
- Кликните на дугме Финд Нект . Записник за Х. Тхомпсона требало би да се појави у облику од 18 година и уписана у програм Артс.
- Кликните на дугме Финд Нект и појавиће се запис за Ј. Грахама, јер је и он стар 18 година и уписан у програм Артс.
- Трећи пут кликните на дугме Финд Нект и запис за Ј. Грахам би требало да буде видљив, јер не постоје други записи који одговарају истом критеријуму.
Запис о В. Хендерсон не би требао бити приказан у овом примјеру јер, иако је уписан у програм Артс, он није стар 18 година, тако да он не одговара оба критеријума претраге.