Већина компанија је упозната са оним што се може урадити у Мицрософт Ворд и Екцелу, али разумевање тога шта Мицрософт Аццесс може учинити је мало теже схватити. Идеја стварања база података и покушаја њиховог одржавања изгледа као непотребна употреба ресурса. Међутим, за мала предузећа, овај програм може пружити неколико посебних предности, посебно када је у питању управљање растом и организацијом.
Мицрософт Аццесс пружа много робуснији начин да мале компаније прате податке и пројекте од Екцел-а или Ворд-а. Приступу може бити потребно више времена да учи од најчешће коришћених Мицрософт апликација, али такође има и највише додате вредности за праћење пројеката, буџета и раста. Сви подаци неопходни за вођење малог бизниса за упоређивање и анализе одржавају се у једном програму, што олакшава покретање извештаја и графикона од било ког другог програма. Мицрософт нуди бројне шаблоне за поједностављивање процеса учења и корисници могу прилагођавати предлоге док се крећу. Разумевање основа Мицрософт Аццесс-а може помоћи малим предузећима да виде своју пуну вредност у свакодневном раду.
Ако већ користите табелу, лако је претворити вашу Екцелову табелу у базу приступа.
Одржавање информација о купцима
База података омогућава предузећима да прате све неопходне информације за сваког клијента или клијента, укључујући адресе, информације о налогу, фактуре и плаћања. Све док се база података чува на мрежи у којој сви запослени могу приступити, корисници могу осигурати да информације буду актуелне. Због тога што су клијентске информације од кључног значаја за сваки мали бизнис, база података може бити осигурана. Додавање образаца у базу података помаже малим предузећима да податке доследно уносе сви запослени.
Како се корисници упознају са програмом, могу се додати још детаљније компоненте, попут мапирања на адресе клијената. Ово омогућава запосленима да верификују адресе за нове купце или планирају путеве за испоруке. Такође омогућава предузећима да креирају фактуре и да могу да пошаљу е-пошту или редовну пошту и да могу пратити када и како су плаћени рачуни. Ажурирање и чување података о клијентима у Аццесс-у је поузданије од табеле или Ворд документа и усмерава управљање њима.
Праћење финансијских података
Многи бизниси купују софтвер посебно за праћење финансија, али за мали бизнис који није само непотребан, тежи се стварању додатног посла. Поред могућности креирања и праћења фактура, сви пословни трошкови и трансакције могу се снимити кроз исти програм. За компаније које имају комплетан Мицрософт Оффице Суите, укључујући Оутлоок и Аццесс, плаћање подсјетника у програму Оутлоок може бити повезано са базом података. Када се подсетник попне, корисници могу извршити потребна плаћања, уносити податке у Аццесс, а затим затворити подсетник.
Можда ће бити неопходно купити софистициранији софтвер, јер посао расте, а ти послови имају предност ако су сви њихови финансијски подаци ускладиштени у Аццесс. Многи други програми могу прихватити податке извезене из Аццесс-а, што олакшава миграцију информација када дође време.
Управљање маркетингом и продајом
Један од најмањих коришћених, али моћних начина коришћења Приступа је надгледање маркетиншких и продајних информација. Са постојећим информацијама о клијентима већ сачуване у бази података, лако је послати е-пошту, летаке, купоне и редовну пошту онима који би могли бити заинтересовани за продају или посебне понуде. Мала предузећа могу потом пратити колико је већина њихових постојећих клијената одговорила након маркетиншке кампање.
За нове купце, целу кампању могу се креирати и пратити са једне локације. Ово олакшава запосленима да виде шта је већ завршено и шта још треба урадити или које су праксе неопходне.
Праћење производње и инвентара
Слично као и клијентско праћење, у стању је пратити податке о залихама, ресурсима и залихама је критично за било који посао. Приступ олакшава унос података о испорукама у складишта и знање када је вријеме да наручите више одређеног производа. Ово је нарочито критично за произвођаче који захтевају низ различитих ресурса за комплетирање производа, као што су дијелови авиона или активни фармацеутски састојци.
Чак и сервисне индустрије морају водити инвентар, и имајући на уму све те информације на једном мјесту олакшавају видјети који је рачунар додељен запосленом или одређује када је канцеларијска опрема потребно надоградити. Да ли ће праћење возила, мобилних уређаја, серијских бројева, информација о регистрацији, корисничких евиденција или распореда трајања хардвера, мала предузећа моћи лакше пратити свој хардвер.
Преко хардвера, предузећа морају бити у стању да прате софтвер. Од регистрације и броја рачунара који су дозвољени да користе софтвер за информације о верзији и кориснику, битно је да предузећа успију брзо и тачно повући информације о својим тренутним конфигурацијама. Недавни завршетак подршке за Виндовс КСП служи као подсетник зашто је важно знати који су софтвер и оперативни системи на пословним рачунарима и уређајима.
Покретање извештаја и анализа
Можда најснажнији аспект приступа је способност корисника да генерише извештаје и графиконе из свих података. Могућност компајлирања свега што је ускладиштено у различитим базама података је оно што чини Мицрософтов приступ властима за мала предузећа. Корисник може брзо генерисати извештај који упоређује трошкове ресурса против тренутних цена, креира графикон који илуструје колико је на залихама за предстојећу маркетиншку кампању, или извршити анализу која идентификује који клијенти заостају при плаћању. Уз мало додатних знања о упитима, мала предузећа могу преузети контролу над њиховим гледањем података.
Још важније, Мицрософт Аццесс се може повезати и са другим Мицрософт производима. Мала предузећа могу прегледати извештај, прегледати податке о клијенту и генерисати фактуре у Ворду. Спајање поште може креирати редовне поштанске поруке, док корисник истовремено генерише е-пошту у програму Оутлоок. Подаци се могу извозити у Екцел за детаљнији преглед детаља, а одатле ће бити послати у ПоверПоинт презентацију. Интеграција са свим другим Мицрософтовим производима је можда најбољи разлог за кориштење Аццесс-а за централизацију свих пословних информација.