Пратите личне задатке и професионалне пројекте помоћу овог једноставног алата
Трелло је алат за управљање пројектом у Канбану који је визуелни начин да видите све задатке које ви или ваши тимови треба да постигну, што олакшава да видите шта сви у тиму раде у одређено време. Такође је бесплатан, што значи да је доступан малим и великим групама, као и појединцима који воде послове или који желе пратити личне задатке. Међу алатима за управљање пројектима, Трелло је један од најједноставијих који се користи и имплементира, али његов беспрекорни интерфејс може бити мало застрашујући. Срећом, имамо неколико савета који ће вам помоћи да и ваш тим извучете максимум из Трелла-а, без обзира што га користите за праћење.
Шта је Канбан?
Канбански стил управљања пројектима инспирисан је јапанским производним процесом који је Тоиота имплементирала крајем 1940-их година. Његов циљ био је повећати ефикасност у својим фабрикама праћењем инвентара у реалном времену, користећи картице које су прошле између радника на поду. Када је одређени материјал истргнут, радници би то забележили на картици, што би учинило пут до испоручиоца који би потом испоручио тражени материјал у складиште. Ове картице се често називају Канбан, што значи знак или билборд на јапанском језику.
Па како то преведе на управљање пројектима? Софтвер као што је Трелло узима овај концепт преношења картица и ставља га у визуелни интерфејс, где су задаци постављени на табли и усклађени са радним капацитетом тима. На најосновнијем нивоу, плоча ће имати три секције, како је приказано на слици изнад: да то чинимо, радимо (или у процесу) и урадимо. Међутим, тимови могу да користе овај алат на било који начин који ради за њих. Неки тимови могу преферирати стварну плочу, док други желе погодност виртуелног решења, као што је Трелло.
Како користити Трелло
Трелло користи плоче , које садрже спискове, које се састоје од картица. Одбори могу заступати пројекте (редизајн сајта, реновирање купатила), листе се могу користити за задатке (графика, плочице), а картице могу садржати подзадње или опције (унајмити дизајнера, величине плочица и боја).
Када одлучите да организујете своје листе, можете почети са додавањем картица, што заузврат може имати контролне листе и етикете. Контролни листи су начин за разбијање задатака у под-задатке. На пример, ако користите Трелло за планирање одмора, можда ћете имати карту за ресторан који желите да покушате, са контролном листом која укључује прављење резервације, истраживање најбољих јела које ћете добити и проверу да ли је за дјецу угодно . Етикете се могу користити за представљање статуса картице (одобрен, поднет, итд.) Или категорије (наука, технологија, уметност, итд.) Или било коју ознаку коју желите. Затим можете извршити претрагу која ће приказати све картице везане за науку или све одобрене картице, на примјер. Међутим, не морате додати наслов на етикету; Можете их користити и за кодирање боја (доступно је до 10 боја, доступна је опција боја у боји).
Док почнете да радите и испуњавате задатке, можете једноставно превлачити и спустити картице са једне листе на другу, и евентуално архивирати картице и листе када се интерфејс постане густо.
Можете додијелити картице члановима тима, као и додати коментаре, приложити датотеке, ознаке у боји и датуме рокова. Чланови тима могу да помене друге у коментарима да започну разговор. Можете да отпремате датотеке са вашег рачунара, као и са услугама цлоуд сторагеа, укључујући Гоогле диск, Дропбок, Бок и ОнеДриве.
Такође укључује и одличну интеграцију е-поште. Свака плоча има јединствену адресу е-поште коју можете користити за креирање картица (задатака). Можете и послати прилоге на ту адресу е-поште. И најбоље, када добијете е-маил нотификацију, можете му одговорити директно прије него покренути Трелло.
Обавештења, укључујући наводе и коментаре, доступне су из мобилних апликација, претраживача за десктоп рачунаре и путем е-поште. Трелло има апликације за иПхоне, иПад, Андроид телефоне, таблете и сатове и Киндле Фире таблете.
Трелло нуди више од 30 додатака и интеграција, које назива напајање. Примери укључивања укључују преглед календара, репетитор картице за понављајуће задатке, као и интеграцију са Еверноте, Гоогле Хангоутс, Салесфорце и још много тога. Слободни рачуни укључују једно напајање по плочи.
Све главне функције Трелла-а су бесплатне, иако постоји плаћа верзија звана Трелло Голд (5 долара месечно или 45 долара годишње) која додаје неке дозволе, укључујући три повер-уп-а по плочи (умјесто једног). Такође укључује атрактивне позадине плаката и наљепнице, прилагођене емојисе и веће отпремање прилога (250 МБ а не 10 МБ). Трелло нуди један бесплатан месец чланства у Голду за сваку особу која се придружује Треллу, до 12 месеци.
Као што смо рекли, на први поглед постављање Трелла је мало застрашујуће, јер нема пуно ограничења о томе како можете да га користите. С једне стране, можете креирати плоче које једноставно показују шта сте завршили, на чему радите и шта је следеће. Са друге стране, можете ићи дубље, креирајући листе обавеза подељене у категорије или одјељења.
Можете користити Трелло да пратите било шта од личних задатака до професионалних пројеката до планирања догађаја, али ево неколико примјера из стварног свијета да бисте започели.
Користећи Трелло за управљање обновом куће
Рецимо да планирамо реновирати једну или више соба у вашем дому. Ако сте икада преживели реновацију, знате да има пуно покретних делова и пуно изненађења, без обзира на то колико пажљиво се припремате. Организовање свих одлука које требате учинити у Треллу, може помоћи у одржавању пројекта на путу. Рецимо да планирате реновирање кухиње. У овом случају можете креирати таблу под називом Обнова кухиње, а затим додати листу посвећених сваком елементу који замјењујете.
Плоча за обнављање кухиње може укључивати листе за:
- Потенцијални извођачи радова
- Сваки уређај који замењујете
- Цабинетри
- Цоунтертопс и бацкспласх
- Паркет
- Водовод
- Електротехника
Карте за сваку листу би укључивале димензије, буџет и морају имати функције, као и све моделе које размишљате. Карте за водоводне инсталације могу укључивати замјену цијеви, нову линију воде, као и процјену цијене и сродне бригаде, као што су заустављање воде. Можете лако додати слике материјала и апарата које размишљате, и повежите их са листама производа како бисте могли купити цену. Када одлучите, можете користити етикете за означавање или обележавање боје производа или материјала.
На крају, за сваку картицу можете креирати контролне листе. На пример, фрижидер картица може имати контролну листу која укључује одлагање старог фрижидера и постављање водене линије за макисер.
Ако реновирате неколико соба, само направите плочу за сваку од њих и наведите све што вам треба за разматрање; континуирано додајте листе и картице и померајте елементе по потреби.
Позовите друге чланове породице у своје табеле и доделите им картице за дистрибуцију потребног посла, као што су истраживање производа и цијена, распоред и друга логистика. Трелло има јавну таблу за реновирање куће коју можете копирати на свој рачун.
Планирање одмора са Треллом
Путовање са неколико чланова породице или пријатеља може брзо постати компликовано. Користите Трелло да бисте изабрали дестинацију, планирали активности и распоред превоза. У овом случају можете имати једну таблу која садржи могућа места за посјету, а друга за путовање када одлучите гдје ићи.
Путна табла може укључивати листе за:
- Опције лета
- Приземни превоз
- Хотели, Аирбнб огласи, изнајмљивање кабина и кампова
- Туристичке атракције
- Ресторани и продавнице хране
Према потенцијалном одбору за одредишта, креирали бисте листу за свако место, са картама за вријеме путовања, буџетом, прос / свима и свим другим разлозима. Листе на путној табли би укључивале карте за авиокомпаније, изнајмљивање аутомобила, значајну кухињу у тој области, као и атракције попут музеја, куповине и комшилука за истраживање. Ако одлучите да идете на крстарење, можете креирати листе за ствари које треба обавити на пловилу и за планиране заустављања, као и за превоз неопходан за долазак до брода. Користите етикете за означавање изабраних предмета или за означавање кандидата након што сте сузили своје изборе. Додајте листе провјера на картице за резервацију и распоред путовања или крстарења. Трелло такође има јавни одмор који можете користити као полазну тачку.
Праћење личних циљева и пројеката
Било да тражите да очистите неред у вашем дому или гаражи, узмете хоби или вежбате више, можете га лако пратити у Треллу. Направите плоче за новогодишње резолуције, или за вишекратне пројекте, као што је чишћење таванице или организација кућних уреда.
За таблу за резолуцију креирајте листу за сваку резолуцију, а затим картице како их можете имплементирати, као што су придруживање теретани, идење за дневне шетње или куповину кућне опреме за вежбу. Користите спискове на личном пројекту да бисте разбили велике задатке, са картицама за подзадње. На пример, табла за прољеће чишћење може укључивати листе за собе и друге површине куће. Листе би имале карте за придружене задатке, као што је потреба за чишћавањем, инвентар ставки које желите да продате, донирате или изађете и задатке које желите да изврсите, као што су чишћење прозора или уклањање дрвета.
Управљање слободним или консултантским пословањем
На крају, ако покренете сопствени бизнис, Трелло може бити ваш врхунски помоћник. Одбори могу представљати пројекте, са листама за сваку фазу или прекретницу, и картама за сродне задатке. Самостални писци могу да користе Трелло да управљају причом и објављују радове.
Рецимо да имате пројектну плочу за редизајн сајта. Ваше листе могу укључивати важне задатке, као што су ангажовање дизајнера и других важних улога, као и прекретнице, као што је одабир шеме боја, управљање распореда и добијање сагласности на путу. Карте би укључивале предложене шеме боја и изгледе и кораке потребне за припрему састанака. Самостални писац би могао да има плоче за идеје приче, публикације и маркетинг. Листе могу да представљају фазе, као што су у процесу, достављене и објављене, или можете користити етикете за то.
Трелло је једноставан, али моћан алат, и вреди да проведе неко време са тим. Ако нисте сигурни одакле ћете започети, претражите Треллоову корисничку заједницу, која укључује јавне табле које можете копирати на свој рачун.