Мала организација иде дуг пут када тражите датотеке
Ако трошите више времена у потрази за вашим Мицрософт Ворд датотекама него што радите на њима, онда је вријеме да искористите неке од организационих функција Ворда и рачунара.
Сачувај све Ворд датотеке са сличицама
Сачување сваке датотеке Ворда помоћу слике или сличице за преглед олакшава их препознавање без отварања. Све документе Ворда можете сачувати са прегледачем или сличном сликом тако што ћете пратити само неколико корака:
- Отворите Мицрософт Ворд.
- Кликните на датотеку у менију.
- Изаберите Својства на дну падајућег менија.
- Кликните на картицу Сажетак .
- Ставите шифру поред Сачувај слику за приказ са овим документом или Сними иконице за све Ворд документе (овисно о вашој верзији Ворда).
- Кликните ОК .
Ажурирај особине Ворд документа
Ако радите са великим количинама Ворд докумената који имају слична имена и локације, дефинитивно желите да искористите функцију функције Ворда. Вратите се на Датотека > Својства > Сажетак и укључите коментаре, кључне речи, категорију, наслов или информације о предмету - било шта што ће вам помоћи да разликујете датотеке. Када дође време за претрагу, Ворд може пронаћи тачно оно што вам је потребно.
Направите фасцикле на рачунару и користите их
Подесите једну фасциклу за све ваше Ворд документе и идите на њу нешто што нећете заборавити - попут "МиВордДоцс". Попуните га фасциклама са именима која имају смисла за вас и користите их. Ако сте одговорни за израду недељних белешки о састанцима, на пример, направите фасциклу за те белешке и укључите додатне мапе унутар ње већ месецима или годинама.
Ако имате годинама Вордових докумената распршених на рачунару и немате времена да их отворите и одлучите да ли су чувари или не, само направите фасциклу за сваку од година од којих су стари документи изашли и испустили све 2010 документе у један фолдер, 2011 у другом и тако даље, док не будете имали времена да их поново посетите.
Користите конзистентан систем именовања датотека
Успостављање система за именовање је можда најважнија ствар коју можете учинити да бисте помогли када дође вријеме да пронађете датотеке које желите. Нема ниједног правог начина да наведете ваше датотеке, али одабир система за именовање и његово доследно коришћење вреди труда. Сугестије су:
- Укључите врсту документа, тако да можете на кратко рећи да име датотеке које садржи "Уговор", "закуп" или "билтен" није писмо које тражите.
- Почните са именом клијента (или презиме примаоца ако су документи слова).
- Укључите датум у име датотеке.
Не журите
Ако је ваш рачунар већ попуњен са датотекама, не покушавајте да се бавите организационим проблемима одједном. Прекидајте посао на манипулативне делове и провести 15 минута дневно на њему. Док заокружите Вордове датотеке на вашем рачунару, ставите их у једну од фасцикли које сте направили, направите нову фасциклу или их избришите ако их више не требате. Ако не можете да се сетите, ставите их у фасциклу под називом ХолдУнтилДате и одаберите довољно далеку будућност у будућности да ако до тада нисте отворили фасциклу, биће вам удобно брисање. Које врсте фасцикли направите, ставите их све у свој велики фолдер Ворд, тако да ћете знати гдје да изгледате.