Ако сте као већина корисника, вероватно не трошите превише времена размишљајући о томе како да додате документе када их сачувате. Нажалост, ово може отежати проналажење жељене датотеке без мало тражења - можда ћете морати отворити неколико различитих датотека како бисте пронашли ону коју желите.
Развијање система за именовање за ваше документе и навика да га користите штеди вам времена и фрустрације када дође вријеме да лоцирате документ који вам је потребан. Уместо да претражујете кроз небројене документе са непрецизним именом датотека, систем именовања ће вам помоћи да убрзате претрагу.
Прави систем именовања
Не постоји јединствен начин да се ваше датотеке наводе, а системи именовања ће се разликовати од корисника до корисника. Оно што је важно је проналажење методе која има смисла за вас, а затим је примјењује доследно. Ево неколико савета за почетак:
- Укључите датум када је документ састављен у вашем имену датотеке: Ово је потенцијално један од најкориснијих елемената за укључивање у име датотеке, посебно када се бавите кореспонденцијом. Чак и ако се тачно не сећате када сте саставили документ, вероватно ћете моћи да ограничите претрагу до одређеног временског периода.
- У име вашег фајла укључите име примаоца: ово је нарочито вредна пракса приликом рада с словима, али може бити згодан елемент за друге врсте докумената, као што су уговори, белешке и чак белешке.
- Навести коју врсту документа је датотека: Поново, ово ће изгледати као дата за неке кориснике, а то је зато што је то важан део имена датотеке. Ако тражите писмо које сте написали, можете уклонити датотеку која има "уговор" или "белешке" у име.
- Обратите пажњу на то како поручујете елементе имена датотеке: иако вам то можда неће помоћи да разликујете своје датотеке, то ће вам помоћи да их наручите када претражујете. Помоћу контрола сортирања у дијалогу Отвори у програму Ворд или у програму Виндовс Екплорер можете да сортирате своје датотеке алфабетично (или нумерички) тако да их сортирају по првом карактеру у имену датотеке.
Ово није исцрпна листа савјета о именовању датотека, али то је добро место за почетак. Једном када започнете праксу именовања досијеа на доследан начин, развијећете систем који вам најбоље одговара - и вјеројатно ћете изаћи с неким триковима.