Како безбедно делити датотеке са људима
СхареПоинт Онлине, услуга заснована на облаку коју хостира Мицрософт, део је плана система Оффице 365 или се може добити као додатак СхареПоинт серверу. Главно интересовање за нове и надограђене СхареПоинт Онлине услуге је побољшање интерактивних разговора на мрежи и омогућавање лакшег и сигурнијег дељења докумената у покрету.
Ако сте већ корисник СхареПоинт Онлине, можете предвидети надограђене услуге. СхареПоинт Онлине сада укључује употребу на мобилним телефонима и таблама и беспрекорном друштвеном искуству. Такође укључена у Оффице 365 је ОнеДриве фор Бусинесс, професионална верзија ОнеДриве за складиштење докумената у облаку која вам омогућава да синхронизујете са датотекама сачуване на вашем рачунару или компанијском послужитељу.
Организовање дозвола и корисника у групама
Дозволе за дељење докумената у СхареПоинт Онлине се најбоље раде према жељеном приступу кориснику. Нивои дозвола за СхареПоинт Онлине укључују:
- Посетиоци - прегледајте документе у прегледачу
- Чланови - измене или доприносе документима
- Власници - имају потпуну дозволу за контролу СхареПоинт Онлине сајта
За посетиоце за преузимање докумената, дозволе морају садржати приступ "читати".
Нова имена групе могу се креирати да би се успоставила одређена корисничка група или колаборативна сарадња . "Примери су" Дизајнери сајта "," аутори "и" Корисници ".
Дељење докумената ван ваше организације
Спољни корисници су типично добављачи, консултанти и купци којима желите с времена на време дијелити документа.
Власници СхареПоинт Онлине-а који имају потпуну контролу могу дијелити документе са спољним корисницима. Спољни корисници могу се додати у Виситор или корисничке групе чланова ради бољег управљања дозвола за дијељење докумената.
- Делите госте везе. Линк госта се може дијелити путем е-поште како бисте прегледали документе из библиотеке докумената СхареПоинт Онлине. Да бисте умањили ризик да се документи деле са неким другим, можете захтевати од спољних корисника да се пријаве. Овај корак захтева од вас да поставите људе у посетиоце (или нелиценциране кориснике са дозволом за читање) да бисте осигурали везе гостију не могу бити отворили анонимни корисници.
- Подијелите с члановима. Ако ваши спољни корисници имају претплату на Оффице 365 или су чланови ваше странице, од њих можете затражити да се пријаве пре приступања дијељеним документима. Овај корак претпоставља да сте их додали у групу дозвољених чланова. Спољни корисници без Мицрософт Оффице-а могу преузети датотеку све док имају приступ за читање.
- Делите јавну везу са ОнеДриве фор Бусинесс. ОнеДриве је простор за складиштење докумената смјештен у Оффице 365 ако је ваша услуга надограђена. ОнеДриве се најбоље користи за дијељење датотека са спољним јавним корисницима одвојеним од библиотеке докумената СхареПоинт Онлине. ОнеДриве се може сматрати коначном верзијом документа за јавно гледање - објавити као линк са веб сајта или блога, на пример. Ваша библиотека докумената СхареПоинт Онлине може бити извор, тако направите копију за ОнеДриве која ће вам помоћи да разликујете ова два подручја, ако одлучите да користите ОнеДриве овако.
- Дељење докумената у вашој организацији. Интерни корисници су људи у вашој организацији или другим одељењима. Обично делите документе различито, у зависности од тога да ли радите и сарађујете у групи или да постављате документе на интранету да други виде тренутни статус знања или верзију документа.
- Подијелите с члановима. Коришћење система Оффице 365 са СхареПоинт Онлине омогућава приступ Оффице Веб Аппс-у, лакшој сервисној бази претраживач који можете користити за креирање, уређивање и дељење докумената на мрежи. Корисници који користе Мицрософт Оффице могу синхронизовати датотеке са свог рачунара са датотекама сачуваним у СхареПоинт Онлине-у за дијељење са члановима. Такође, корисници у Мицрософт Оффице-у могу да синхронизују датотеке и фасцикле са СхареПоинт Онлине-а на рачунар или мобилни уређај за рад ван мреже.
- Делите са не-члановима. Под претпоставком да нико у вашој организацији нема претплату на Оффице 365, документе се могу дијелити у зависности од групе за дозволу. На примјер, не-чланови, као што су извршни тимови у вашој организацији, можда ће морати задржати процјену библиотеке за документе о маркетингу гдје се тржишне информације или корисничка искуства заузимају на терену.
- Делите са ОнеДриве. Можете дијелити датотеке са интерним корисницима из ОнеДриве-а. Можете да користите ОнеДриве као простор за снимање пре премештања докумената у библиотеку докумената СхареПоинт Онлине.