Спреадсхеетс вс. Датабасес

Прекид разлике између табеле и базе података

Један од разлога због којих су компаније неодлучне да користе Мицрософт Аццесс је недостатак разумевања разлике између табеле и базе података. То доводи многе људе да верују да је праћење података о клијентима, налога за куповину и податке о пројекту у табеларној табли адекватно за њихове потребе. Крајњи резултат је да је тешко одржавати контролу конфигурације, датотеке су изгубљене за корупцију, а запослени случајно преписују релевантне информације. Уз мало знања о моћи и многим употребама базе података, малим предузећима је лакше видјети када је табеларни преглед довољан за посао и када је потребно креирати базу података.

Важно је имати основно разумевање о томе шта је база података . Већина људи је раније приступала базама података, као што су оне у јавној библиотеци, али једноставно их употребљавају не јасно да ли су табеле и базе података другачије. Потрошња неколико минута сазнања о базама података ће помоћи да се упоређивање постане јасније.

Организација података

Можда је најочигледнија разлика између табеле и базе података начин на који се подаци организују. Ако су подаци релативно равни, онда је табеларно савршено. Начин утврђивања да ли је најбољи сто најбољи, питајте да ли ће се све тачке података лако орјентисати на графикону или таблици? На примјер, ако компанија жели да прати месечне зараде током једне године, прегледна таблица је савршена. Спреадсхеетс су намењени за руковање пуно истих типова података, мапирајући напредак неколико кључних тачака.

За поређење, базе података имају структуру релационих података. Ако би корисник повукао податке, било би много тога да размотри. На пример, ако компанија жели да прати месечне зараде и упоређује их са конкурентима током последњих пет година, постоји однос између ових података, али не и једног фокуса. Израда једне таблице за извештавање о резултатима биће тешко, ако не и немогуће. Базе података су дизајниране да корисницима олакшају генерисање извештаја и покретање упита.

Сложеност података

Најлакши начин да се упореде да ли се подаци требају одржавати у табели или бази података је да се сагледа колико су сложени подаци. Ово помаже у разјашњавању начина на који се подаци требају организирати ако корисник још није сигуран.

Подаци табеле су једноставни. Једноставно се може додати у једну таблицу или графикон и додати презентацији без потребе за искључивањем информација. Једноставно је одржавати пошто следи само неколико кључних нумеричких вредности. Ако су потребне само неколико редова и колона, подаци се најбоље чувају у табели.

Базе података поседују мноштво различитих типова података који сви имају неку везу са другим подацима у бази података. На примјер, компаније чувају значајну количину података о својим клијентима, од имена и адреса до наруџбе и продаје. Ако корисник покуша да стави на хиљаде редова у табелу, квоте су добре да би требало да се преселе у базу података.

Понављање података

Само зато што подаци морају бити ажурирани не мора нужно значити да је потребна база података. Да ли ће се исти подаци стално поновити? Да ли је посао заинтересован за праћење догађаја или акција?

Ако се подаци мењају, али врста података је иста и прати један догађај, те информације су вероватно равне. Пример је количина продаје у току године. Временски период ће се променити и бројеви ће се променити и неће се понављати подаци.

Ако неки делови података остају исти, као што су подаци о купцима, док се други мијењају, као што су број налога и благовремености плаћања, праћење акција се прати. Ово је када треба користити базу података. Акције имају много различитих компоненти, а покушај да их пратите све захтева базу података.

Дата Примарна сврха

Спреадсхеетс су одлични за оне догадјаје који не захтевају праћење многих различитих аспеката. За пројекте којима је потребна једна или две карте или табеле за презентацију пре архивирања, табелар је најбољи начин да се иде. Ако тим или компанија мора да буде у стању да израчунава резултате и одреди проценте, то је место где су табеларне таблице најкорисније.

Базе података су за дуже пројекте у којима се вероватно користе подаци и поново. Ако су потребне напомене и коментари, подаци се требају пребацити у базу података. Спреадсхеетс нису дизајнирани да праве детаље, само неколико кључних нумеричких тачака.

Број корисника

Број корисника би могао бити одлучујући фактор да ли користити табелу или базу података. Ако пројекат захтева да велики број корисника може ажурирати податке и извршити промене, то не треба радити у прегледници. Много теже је одржавати правилну конфигурациону контролу помоћу табеле. Ако има само неколико корисника да ажурирају податке, углавном између три и шест, табеларица би требала бити адекватна (иако треба осигурати успостављање правила прије кретања напред).

Ако сви учесници у пројекту или читавом одељењу треба да изврше измене, база података је бољи избор. Чак и ако је компанија мала и има само једну или две особе у одељењу сада, размислите колико људи може завршити у том одјељењу за пет година и питати да ли ће сви требати направити промјене. Што више корисника којима је потребан приступ, вероватније је да је база података боља опција.

Морате такође узети у обзир сигурност података. Ако постоји пуно осјетљивих информација које треба осигурати, базе података нуде бољу сигурност. Пре него што кренете, обавезно прочитајте безбедносне проблеме које треба размотрити пре креирања базе података.

Ако сте спремни да направите потоп, прочитајте чланак Претварање табела у базе података да бисте започели своје путовање.