Представите се, поставите контекст и држите га кратко
Инстант поруке могу бити стандардни начин комуникације за вас, али неки људи и даље га застрашују. Ако сте навикли на текстуалне поруке или пријатељима и колегама за размену тренутних порука, можда не можете да схватите како се текст може појавити из левог поља у нови контакт. То изненађење је посебно забрињавајуће у пословном контексту. Када користите текстове у послу, држите обична порука о порукама и пратите неколико једноставних правила понашања.
Затражите одобрење да пошаљете текстуалну поруку
Да ли особа на коју желите да се договорите да се контактира на тај начин? Немојте претпостављати да свако носи мобилни телефон у сваком тренутку да прими текстуалне поруке или је на мрежи да приступи тренутним порукама путем мреже, Фацебоока или других програма за размену тренутних порука. Питајте лично или у телефонском разговору како појединци више воле да буду контактирани. Можете да откријете да имају ограничен план писања или да се обесхрабрена употреба ИМ-а обесхрабрује на њиховим радним станицама.
Представите се када шаљете почетну поруку
Представите се у вашој поруци и објасните. Док се ваше име, надимак или телефонски број могу приказати, зависно од начина размене порука који примењујете, примаоц види текст изван контекста. Започните поруку са уводом и референтним оквиром, као што су:
- "Ја сам Јоан Смитх од КСИЗ Цонсултантс-а. Да ли имате времена да разговарате о питању које сте ме питали прошле недеље на телефону?"
- "То је Брад Јонес из књиговодства, имам питање о вашем захтеву за надокнаду. Да ли имаш времена да то одговориш, или да те позовем касније?"
Ако то учините, избегавате да се ваша порука чини случајним и евентуално погрешно усмереним питањем од особе коју прималац може запамтити само нејасно или уопште не.
Док многи програми за размену тренутних порука имају архиву која дозвољава људима да сазнају ко сте и о чему сте говорили у прошлости, обично је добра идеја да се представите још краће у наредним разговорима, поготово ако сте променили надимак или број телефона.
Задржите прву поруку низова
Почните са уводом и контекстом само док особа не одговори. У супротном, можете саставити и послати детаљну поруку која никада није видјена. Ово је добра пракса за све поруке.
Следите политички ако не добијете одговор
Слање текстуалне поруке или ИМ и не примање одговора може значити неколико ствари. Особа би вас могла игнорисати, али особа вероватније не надгледа телефон или рачунар да би видела вашу поруку. После одговарајућег времена, пратите додатну поруку, али такође покушајте да контактирате особу путем е-поште или телефона. Када је то могуће, можете и зауставити се на столу особе.
Ови протоколи се враћају на то како људи више воле да буду контактирани. Док је размена порука можда једини начин на који желите да комуницирате, то није први избор сваке особе. Ако желите имати продуктивне радне односе, схватите и поштујте да људи имају различите преференције.