Нетикуетте Треба да знате
Док сви користе е-пошту за барем неке пословне комуникације сваког месеца, неки од нас ће користити е-пошту као дневни алат за обављање нашег професионалног рада. Користићемо е-пошту како бисмо комуницирали са клијентима, колегама, надређенима и могућим новим запослењем или могућим новим послодавцима. И да, ови људи ће нас судити нашом способношћу да израђују јасну и професионалну писану поруку.
Етикуетте за е-пошту, или 'нетикуетте', је у току 27 година Ворлд Виде Веба. Нетикуетте је скуп широко прихваћених смјерница како показати поштовање и компетентност у вашој е-пошти. Нажалост, постоје људи који никада нису узео времена да науче е-пошту за пословне поставке. Још горе: постоје људи који збуњују е-пошту са слободним и неформалним стилом размене текстуалних порука.
Немојте дозволити лоше дизајнираној е-пошти да убије ваш кредибилитет код купца или надређеног или потенцијалног послодавца. Ево правила е-поште за е-пошту која ће вам добро служити и спасити вам непријатност на радном месту.
01 од 10
Унесите е-маил адресу као последњу ствар коју сте послали прије слања.
Ово изгледа контра-интуитивно, али ово је одличан облик. Сачекајте до краја вашег писања и лекторирања пре него што додате е-адресу (е-адресе) у наслов заглавља е-поште. Ова техника ће вам уштедети срамоту случајног слања поруке пребрзо пре него што завршите са садржајем и лектирањем.
Ово је посебно важно за дужи е-маил који има осетљив садржај, као што је подношење апликације за посао, одговарање на питање купца или комуницирање лоших вијести са вашим тимом. У овим случајевима одлагање адресе е-поште додаје сигурност када вам треба неко време да се одвојите од е-поште да бисте сакупили своје мисли и увео своје речи у своје ум.
Ако одговарате на е-пошту и сматрате да садржај има осетљивости, онда привремено бришите адресу е-поште примаоца све док не будете спремни за слање, а затим додајте адресу назад. Алтернативно, можете да исеците и прикажете адресу е-поште примаоца у датотеку Нотепад или страницу ОнеНоте, напишите е-пошту, а затим вратите е-адресу назад.
Верујте нам на ово: празна адреса е-поште приликом писања ће вам уштедети значајну жалост једног дана!
02 од 10
Троструко проверите да ли пошаљете е-поруку тачној особи.
Ово је посебно важно ако радите у великој компанији или државном одјељењу. Када шаљете осетљиву е-пошту на 'Мике' или 'Хеатхер' или 'Мохаммед', ваш е-поштни софтвер ће желети да предвиди пуну адресу за вас. Популарна имена као што су ова ће имати много резултата у адресару ваше компаније , а ви бисте случајно могли да пошаљете касније вашег потпредседника или поверљив одговор људима који су урачунали у рачуноводство.
Захваљујући горе наведеном правилнику нетикуетте # 1, оставили сте адресирање до краја, тако да трострука провера адресе е- поште примаоца треба да иде глатко као последњи корак пре слања!
03 од 10
Избегавајте 'одговор на све', нарочито у великој компанији.
Када примите емитовање послато на десетине људи, паметно је само одговорити на пошиљаоца. Ово је посебно тачно ако је компанија емитована са великим листама дистрибуције.
На пример: генерални менаџер емитује целу компанију о паркингу на југу, а она тражи од људи да поштују бројане и додељене штандове које плаћају запослени. Ако кликнете на "одговор на све" и почнете да се жалите да други запослени посеже на ваше лично возило и гребају боју, могли бисте да повредите напредовање у каријери тако што ћете постати компанија схмуцк.
Нико не жели да прими поруке које се не односе на њих . Штавише, нико не цени да се жали на групу или да саслуша вашу личну грешку емитовану у формату емитовања.
Избегавајте ову грешку и користите индивидуални одговор пошиљаоцу као подразумевану акцију. Дефинитивно види и Правило # 9 испод.
04 од 10
Користите професионалне поздраве уместо колоквијалних израза.
Најбољи начин за покретање професионалног е-поште је нека верзија следећег:
1. Добар дан, госпођо Цхандра.
2. Здраво, пројектни тим и волонтери.
3. Здраво, Јеннифер.
4. Добро јутро, Патрицк.
НЕ, под било којим околностима, користите следеће да покренете професионалну е-пошту:
1. Хеј,
2. Суп, тим!
3. Здраво, Јен.
4. Морнин, Пат.
Колоквијални изрази попут 'хеј', 'ио', 'суп' могу изгледати пријатни и топли за вас, али они заправо еродирају веродостојност у пословном окружењу. Иако свакако можете да користите ове колоквијализме у разговору када имате поверљиви однос са другом особом, лоша је идеја да користите ове речи у пословном е-поштом.
Поред тога, лоша је форма за прављење пречица, попут "морнин". Врло лоша форма је скраћивање нечијег имена (Јеннифер -> Јен), осим ако вам је то особа изричито тражила да то учините.
Као и код било каквих интелигентних пословних комуникација, паметно је погрешити на страни сувише формалног и показати да верујете у етикету и поштовање.
05 од 10
Свака порука лектира као да вам је професионална репутација зависила.
И заиста, вашу репутацију лако разрушава лоша граматика, лоше правопис и лоше одабране речи.
Замислите како ће ваш професионализам узети ударац ако случајно пошаљете ' Морате провјерити свој метх , Ала ' када сте заиста мислили да кажете ' морате провјерити своју математику, Алма' . Или, ако кажете " могу сутра да саслушам интервју " када сте мислили " могу сутра да обавим интервју ".
Лектира сваки е-маил који шаљете; урадите то као да ваш професионални углед зависи од тога.
06 од 10
Концизна и јасна тема ће постићи чуда (и помоћи ће вам да прочитате).
Линија предмета је и наслов за комуникацију и начин сумирања и означавања вашег е-поште, тако да се лако може наћи касније. Требало би јасно резимирати садржај и било коју жељену акцију.
На примјер, насловна линија: "кафа" није врло јасна.
Уместо тога, покушајте "Жељене особље кафе: потребан је ваш одговор"
Као други примјер, линија наслова " ваш захтјев " је превише нејасна.
Уместо тога, покушајте са јаснијом линијом наслова: ' Ваш захтев за паркирање: потребно је више детаља' .
07 од 10
Користите само два класична фонта: Ариал и Тимес Роман варијанте, са црним мастилом.
Може бити одушевљено додати модерне фонтове и боје фонтовима у вашу е-пошту како би вам помогао, али боље је да користите црне Ариал или Тимес Нев Роман црне пиратски или 10-пт. Сличне варијанте попут Тахома или Цалибри су у реду. И ако скрећете пажњу на одређену фразу или метак, тада црвено мастило или болд фонт може бити од помоћи у модерацији.
Проблем је у томе што ваши е-маилови почињу да постану неповезани и нефокусирани или почињу да преносе маверицк или дисруптиве став са ваше стране. У свијету бизниса, људи желе комуникацију поузданим и јасним и кратким, не декоративним и одвраћањем пажње.
08 од 10
Избегавајте сарказам и негативне / сноотине тонове, по сваку цену.
Е-пошта увек не успева да пренесе вокални нагиб и језик тела. Оно што мислите да је директно и директно, можда ће се појавити као оштро и значило када буде стављено у вашу е-пошту. Не користећи ријечи "молим" и "хвала", узрокује негативне подтокове. А оно што сматрате шаљивом и светлошћу, може се пренети као наклоност и груба.
Давање поштованог тона и пријатног понашања у електронској пошти траје праксу и пуно искуства. Помаже када прочитате е-пошту гласно за себе, или чак и неког другог пре него што га пошаљете. Ако се нешто о емаил-у чини здраво или грубом, онда га поново преписите.
Ако сте и даље заглављени како пренети тон нечега у е-пошти, онда озбиљно размислите о подизању телефона и достави поруку као разговор.
Запамтите: емаил је заувек, и када пошаљете ту поруку, никада га не можете повући.
09 од 10
Претпоставимо да ће свет прочитати вашу е-пошту, па тако планирати.
Уистину, емаил је заувек. Може се проследити стотинама људи у року од неколико секунди. Може бити позван од стране органа за спровођење закона и пореских ревизора уколико би икада била истрага. Чак може и да се уврсти у вијести или социјалне медије.
Ово је широка и застрашујућа одговорност, али то је једна од којих сви рамена: оно што пишете путем е-поште може лако постати јавно знање. Изабрите своје речи пажљиво, и ако мислите да постоји шанса да вас може угризати, онда озбиљно размислите да не шаљете поруку уопште.
10 од 10
Увек завршите са кратким класичним "хвала" и блоком потписа.
Снага масти као што су "хвала" и "молим" немерљиве су. Такође, додатних неколико секунди за укључивање вашег блока професионалног потписа говори о количини пажње о детаљима и да преузимате власништво над вашим комуникацијама жигосањем вашег имена и контакт информација.
Здраво, Схаилесх.
Хвала вам на преиспитивању наших услуга везивања на ТГИ Спортсвеар. Био бих сретан да разговарам са вама на телефону да вам кажем више о нашим опцијама за спортске јакне за ваш тим. Такође смо могли да посетимо нашу изложбену собу крајем ове седмице и могу вам показати наше узорке лично.
На који број могу да вас назовем? Доступан сам да разговарам после 13:00 сати данас.
Хвала вам,Паул Гилес
Директор Клијентских услуга
ТГИ, Инцорпоратед
587 337 2088 пгилес@тгионлине.цом
"Ваше брендирање је наш фокус"