У зависности од верзије Мицрософт Оффице-а коју користите, може садржати разне апликације. Понуду базе обично садрже Ворд, Екцел, ПоверПоинт и Оутлоок. Изгледа да ПоверПоинт не нуди ниједну инхерентну безбедност, али Ворд, Екцел и Оутлоок пружају одређени ниво шифровања.
Обезбеђивање Ворд докумената
За Мицрософт Ворд документе (Ворд 2000 и новији), можете да изаберете виши ниво безбедности приликом чувања датотеке. Уместо једноставно кликнути на "Сачувај", кликните на Филе (Датотека) , а затим у Саве Ас (Сачувај као) и следите ове кораке:
- Кликните на Тоолс у горњем десном углу дијалога за снимање датотеке
- Кликните на Сецурити Оптионс
- Случај Безбедносне опције пружа низ опција:
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинке да бисте отворили ако желите да датотека буде потпуно недоступна без лозинке
- У Ворду 2002 и 2003, можете кликнути на дугме Адванцед поред поља за лозинку да бисте изабрали виши ниво енкрипције који је још тежи да се пробије
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинке да бисте изменили да ли је ОК да други отворе датотеку, али желите ограничити ко може да изврши измене у датотеки
- Дно поља Сецурити Оптионс такође пружа неке опције за заштиту приватности документа:
- Уклоните личне податке из својства датотеке приликом чувања
- Упозорење пре штампања, чувања или слања датотеке која садржи праћене промјене или коментаре
- Складиштите случајни број да бисте побољшали тачност спајања
- Склоните ознаку видљивом приликом отварања или чувања
- Кликните на дугме У реду да бисте затворили поље Сецурити Оптионс
- Изаберите име за своју датотеку и кликните на Сачувај
Обезбеђивање Екцел датотека
Екцел нуди веома сличан стил заштите Мицрософт Ворд-у. Само кликните на Филе , Саве Ас и следите ове кораке:
- Кликните на Тоолс у горњем десном углу дијалога за снимање датотеке
- Кликните на Опште опције
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинке да бисте отворили ако желите да датотека буде потпуно недоступна без лозинке
- Можете кликнути на дугме Адванцед поред поља за лозинку да бисте изабрали виши ниво енкрипције, који је још тежи да се пробије
- Можете унети лозинку у поље поред Лозинке да бисте изменили да ли је ОК да други отворе датотеку, али желите ограничити ко може да изврши измене у датотеки
- Кликните на дугме У реду да бисте затворили опцију Опште опције
- Изаберите име за своју датотеку и кликните на Сачувај
Обезбеђивање Оутлоок ПСТ датотека
Стварно дигитално потписивање и шифровање долазних или одлазних е-порука и њихових прилога је потпуно засебно питање које ће се објаснити други пут. Међутим, уколико случајно извозите податке из ваших Мицрософт Оутлоок директоријума у ПСТ датотеку, можете додати заштиту како бисте осигурали да подаци не могу приступити другима. Само следите ове кораке:
- Кликните на датотеку
- Изаберите Увоз и извоз
- Изаберите Извоз у датотеку и кликните на дугме Даље
- Изаберите датотеку Персонал фолдер (.пст) и кликните на Нект
- Изаберите фасциклу или фасцикле које желите да извезете (и изаберите поље Укључи потфасцикле ако желите), а затим кликните на Нект
- Изаберите излазну путању и име датотеке и изаберите једну од опција за датотеку за извоз, а затим кликните на Финисх
- Замените дупликате са предметима извезеним
- Дозволи стварање дуплираних ставки
- Не извозите дуплиране ставке
- У одељку Шифрирање поставите једну од следећих опција
- Без енкрипције
- Компресибилно шифрирање
- Висока енкрипција
- У дну екрана унесите лозинку која ће се користити за отварање шифроване ПСТ датотеке (морате унети исту лозинку у обе кутије да бисте потврдили да сте уписали лозинку онако како сте намеравали, иначе можда нећете моћи да отворите свој филе)
- Изаберите да ли ћете и Сачувај ову лозинку на листи лозинки
- Кликните ОК да бисте довршили извоз датотеке
(Уредио Анди О'Доннелл)