Постоји много добрих разлога зашто дигитализација папирних докумената може бити огромна помоћ када је у питању организација ваше кућне канцеларије (или, у том случају, вашег дома). Пре свега, можете се ослободити пуно додатних папира који су заглављени у фиоке и фајловима, или узимајући драгоцени простор за радне површине.
Дигиталне датотеке (чак и ПДФ) могу се конвертовати у датотеке које се могу претраживати користећи софтвер за препознавање оптичких знакова (ОЦР) који обично долази са штампачем (ХП има веома кул видео који објашњава како ОЦР ради и како то може помоћи поједноставити задатак поједностављујући свој живот).
То значи да не само да ваше информације не узимају ни једну просторију, већ је много лакше наћи него што би било на папиру. И можете да сачувате своје дигиталне датотеке колико год желите - на ЦД-у или ДВД-у, на флеш диску, у онлајн складишном објекту или на све наведено. Дакле, можете бити сигурни да када вам нешто затреба, можете га добити.
Када почнете да дигитализујете своје почетне датотеке, савршено је време за креирање организованог скупа датотека које ће вам олакшати живот. Размислите о категоријама папирологије које су вам потребне и подесите фасциклу за сваку од њих. Потврде о кредитној картици у једној фасцикли; царињење папира у другом; рачуни за телефон, рачуни за рачуне, рачуне за кућну поправку и тако даље, сви могу имати посебне фасцикле. У свакој фасцикли креирајте подфолдере за сваку годину (или месец). Много је лакше почети са организованим системом, а затим једноставно додајте нове папире у праву датотеку док идете даље него што наставите покушавати да преуредите систем сваки пут када нови пријем скенира.
Уверите се да је ваш скенер или штампач долазио са ОЦР софтвером (изгледа да АББИИ ФинеРеадер софтвер долази у пакету са многим штампачима и скенерима које тестирам). Ако га не нађете, не паничите. Постоји добра шанса да већ имате неки пристојан ОЦР софтвер већ инсталиран на рачунару, све док користите Виндовс. Цоол ОЦР софтвер који сте већ поседовали ће вас водити кроз процес лоцирања и коришћења тог софтвера заједно са вашим скенером за креирање едитивих докумената.
Наравно, то доноси још једну важну тачку: Морате имати барем скенера докумената ако желите да обавите овај посао. Не мора бити скупо или фенси. Ако га немате, сада је право вријеме да га потражите; почните са овим Прегледима Пхото Скенера и Скенера Докумената за неке најбоље куповине. Ако не желите посебан скенер, јефтинији вишенаменски штампач ће савршено обавити посао.
Ево тврдог дела. Добијање постављеног система није превише тешко; чак и скенирање папира неће бити сувише тешко. Оно што је тешко је осигурати да то аутоматски урадите сваки пут када добијете нове потврде или папире. У супротном, папири ће почети поново да се гомилају и осећате се као да сте трошили своје време. Зато се држи!